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CompanyFlowHQ ガイド

CompanyFlowHQのすべての機能を、画像付きの手順でわかりやすく説明したガイドです。どなたでも迷わず進められます。

はじめに

CompanyFlowHQをはじめる最初の15分間で、CompanyFlowHQをすぐに役立てるための5つのことを行います。コマンドセンターの使い方コマンドセンター（ホームページ）の各部分に何が表示されるか、どう使うかを説明します。スタートチェックリストを使う設定の公開前チェックリストで、接続済みのものとまだ必要な作業を確認します。サンプルデータで試す練習用に架空のリード、予約、請求書を追加し、終わったらワンタップで削除できます。業種を選ぶ（業種パック）業種を選ぶと、それに合った項目、ステージ、予約タイプ、用語が自動で設定されます。スマートフォンにCompanyFlowHQをインストールCompanyFlowHQをスマートフォンのホーム画面に追加して、アプリのように開けるようにします。ライトモードとダークモードを切り替えるライト、ダーク、自動（端末の設定に合わせる）から選びます。言語を変更する自分に表示される言語、または顧客に表示される言語を変更します。検索で何でも探す（Cmd+K）人物、請求書、予約、ボード、ドキュメント、アップロードしたファイル、メール、ページを、どこからでも探せます。スマートフォンとパソコンの通知をオンにする新しいリード、予約、メッセージが届いたときに、スマートフォンやパソコンに通知が届きます。対応が必要なものを確認する期限が来たフォローアップ、未返信のメッセージ、期限超過の請求書など、すべてのリマインダーを1つのリストで確認できます。CompanyFlowHQにログインするFace ID、GoogleまたはMicrosoft、メールのリンク、メールアドレスとパスワードのいずれかでワークスペースに入り、続けて簡単な2段階目の確認を行います。機能のオン・オフを切り替える（モジュール）予約やメールマーケティングなど、使わない機能を非表示にします。全員のメニューから消え、オンにすると元に戻ります。ヘルプアシスタントに質問する英語、シンハラ語、タミル語で、思いついた言葉のまま質問できます。ガイドに基づく短い手順と、ガイド全文へのリンクが返ってきます。デモを試して新機能を確認するサンプルデータが入ったワークスペースを、登録なしで自由に操作できます。アプリの新機能も確認できます。

リードとパイプライン

リードを手動で追加する電話や来店のあとなどに、新しい問い合わせを自分で入力します。スプレッドシート（CSV）からリードをインポートする人物のスプレッドシートをアップロードします。データを整理して重複を見つけ、インポート前に確認できます。リードのプロフィールとタイムラインを使う連絡先、メモ、フォローアップ、通話、メール、ドキュメント、タイムラインなど、1人の情報をすべて確認できます。パイプラインボードでリードを進めるカードをドラッグして新規から成約まで進め、失注したリードには理由を付けて記録します。複数のリードをまとめて変更する（一括操作）複数の人物にまとめてチェックを入れ、担当の割り当て、ステージ変更、優先度の設定、メッセージ送信、口コミ依頼、エクスポート、削除を行います。絞り込んだリードの一覧を保存する「高・今週未連絡」のようによく使う絞り込み条件を、ワンタップで開ける一覧として保存します。リードに独自の項目を追加する資格レベルや保険証券番号など、すべてのリードに独自の質問を追加します。リードをホット・ウォーム・コールドで評価する見込みの高い人から電話できるよう、ホット・ウォーム・コールドを自動で判定します。重複したリードを見つけて統合するCompanyFlowHQが同じ人物の重複をどのように見つけ、1つにまとめるかを説明します。商談を管理して売上を予測する金額と成約予定日を付けて商談を管理し、見込み売上の加重予測を確認します。商談パイプラインと受注・失注の理由を設定する商談をオンにして月間目標を設定し、独自のステージを持つパイプラインを作成します。出願と紹介手数料を管理する学生ごとの大学への出願、オファー、CAS、受け取る予定の紹介手数料を管理します。期限を把握する法定期限、リマインダー、ボードの日付、出願期限を1つのタイムラインで確認できます。ボードで作業を計画するグループ、列、担当者、期日を使ったシンプルなボードで作業を計画します。共有のTODOリストのように使えます。通話を記録・発信するビジネス用の番号から電話をかけ、通話の結果を記録し、留守番電話を聞けます。自分の電話やWhatsAppで電話をかける自分の電話（SIM）やWhatsAppからワンタップで電話をかけ、結果を記録してチーム全員で共有します。不在着信にテキストを自動送信する電話に出られなかったとき、発信者に短いSMSまたはWhatsAppを1通送り、ほかの会社に電話されないようにします。電話番号を正しい形式で入力する（+44）電話番号は国番号（+44…）付きで入力してください。通話、SMS、WhatsApp、重複チェックがすべて正しく動作します。ビジネス用電話回線を設定する（Twilio）自社のTwilio番号をビジネス回線として使います。着信はチームの電話に順番に転送され、留守番電話と不在着信は通話に記録されます。Zadarma経由で電話する自社のZadarmaアカウントを使って、ワンタップでリードに電話をかけられます。まず自分のZadarmaの電話が鳴り、そのあと顧客につながります。WhatsAppで顧客に電話する（ベータ版）Metaが通話機能を承認すると、ビジネス用のWhatsApp番号からブラウザーでWhatsApp音声通話の発信と応答ができるようになります。電話アプリ：発信、履歴、チャージiPhone風の1つの画面から誰にでも電話をかけられます。ダイヤルパッド、通話履歴、連絡先、留守番電話、残高と通話時間がまとまっており、設定に移動せずにチャージもできます。

受信トレイとメッセージ

すべてのメッセージを1つの受信トレイで返信するWhatsApp、SMS、メール、Webサイトのチャット、ポータル、Facebook、Instagramのメッセージに1か所から返信できます。受信トレイの自動返信と割り当てを設定する受信トレイをオンにして、FacebookやInstagramの新しい送信者をリードとして登録します。メールでメールを送受信する自分のメールボックスでメールを読んだり送ったりできます。すべてのメールは該当する人物に保存されます。Gmailのメールボックスを接続するGoogleのアプリパスワードを使って、GmailまたはGoogle Workspaceのメールボックスを接続します。Microsoft 365／Outlookのメールボックスを接続する「Microsoftでログイン」でOutlook／Microsoft 365のメールボックスを接続します。パスワードは不要です。独自ドメインからメールを送信する（Resend）無料のResendアカウントを使って、お礼メール、リードの通知、ニュースレターを独自ドメインから送信します。WhatsApp Businessを接続する自社のビジネス用番号から、WhatsAppでリードに返信します。テキストメッセージ（SMS）を送信する自社のTwilio番号からSMSを送信します。すべてのSMSに「Reply STOP to opt out（配信停止はSTOPと返信）」が含まれます。ライブチャットでWebサイトの訪問者に対応するWebサイトの訪問者とリアルタイムでチャットし、リードとして登録します。チームチャットでチームと会話するチャンネルや1対1で同僚にメッセージを送り、リードごとのスレッドで相談できます。ヘルプデスクでサポートチケットに対応する優先度、目標時間、保存済みの返信を使って、顧客からのサポート依頼に対応します。顧客向けのヘルプセンターを公開する独自のヘルプ記事を公開して、顧客が問い合わせなくても答えを見つけられるようにします。その他のメールボックスを接続する（IMAP/SMTPとアプリパスワード）アプリパスワードまたはサーバー情報を使って、iCloud、Yahoo、Zoho、自社のメールを接続します。WhatsApp番号を安全に保つ（6つのルール）WhatsAppセーフティは、Metaによる番号のブロックを防ぎます。まず同意を得る、24時間以内に返信する、1日の安全な上限を守る、STOPを常に優先する、品質をチェックする、というルールです。WhatsAppのオプトインとオプトアウトを記録するWhatsAppでのマーケティングは、同意した人にだけ送信されます。いつどのように同意を得たかを記録し、STOPが常に優先されることを覚えておいてください。画面を録画して問題を伝えるスクリーンショットの代わりに、画面（と音声）を最大5分間録画して、チームチャットやヘルプデスクの返信で送信できます。

マーケティング

メールキャンペーンを送信するニュースレターを作成して同意した人に送信し、誰が開封・クリックしたかを確認します。フォローアップメールを自動送信する（シーケンス）WhatsApp、SMS、メールのフォローアップを自動で送信します。相手が返信または予約するとすぐに停止します。自動化を作成する自動で実行されている処理を確認し、アシスタントに普段の言葉で作業を依頼できます。新しいリードに自動で返信する新しいリードすべてに、メール、WhatsApp、SMSで数秒以内に返信し、チームにも通知します。SNSアカウントを接続するFacebook、Instagram、LinkedIn、Blueskyなどを接続して、1か所から投稿できるようにします。SNS投稿を計画・公開する投稿を1つ作成するだけで、SNSごとに最適な形に整えて予約投稿できます。広告を出稿・承認する予算の上限、オーナーの承認、CRMの実際の成果を使って、FacebookとInstagramの広告を作成します。顧客に口コミを依頼する満足した顧客にはGoogleの口コミを自動で依頼し、不満のある顧客の声はまず非公開で受け取ります。Webサイトに口コミバッジを表示する自動で更新される小さなバッジで、Webサイトに星の評価を表示します。ロイヤルティポイントで顧客に特典を付ける顧客にポイントや来店スタンプを付与し、特典と交換できるようにします。クーポンと割引コードを作成するSUMMER10のような割引コードを作成し、ギフトクーポンを販売・プレゼントします。他社を紹介する：1か月分を贈って1か月分を受け取るほかの企業をCompanyFlowHQに紹介しましょう。相手が有料プランを開始すると、双方に1か月分が無料になります。QRコードを作成する予約ページ、フォーム、ランディングページ、口コミ、支払いリンク用のQRコードを作成します。ランディングページを作成するキャンペーン、イベント、広告用のシンプルなページを作成します。問い合わせはすべてリードに直接登録されます。プロフィールリンク用ページを作成するInstagramやTikTokのプロフィールに載せる、ボタンと最新の投稿をまとめたページを1つ作成します。

売上と入金

オンラインで予約を受け付けるオンラインで時間を予約してもらえるようにし、プロフィールから自分で予約を入れることもできます。予約タイプと空き時間を設定する提供する予約の種類を、所要時間、料金、デポジットとともに設定します。カタログに商品とサービスを追加する商品とサービスの価格表を作成し、見積書、請求書、ページで選べるようにします。見積書や提案書を送る顧客がオンラインで承諾できる見積書を送り、ワンタップで請求書に変換します。請求書を送る請求書を作成・送信し、オンラインで入金を受け、支払いの遅れには自動で催促します。支払いリンクで入金を受けるカード、Apple Pay、Google Pay、銀行振込、PayPalで支払える安全なリンクを共有します。Stripeを接続してカード決済を受け付ける自社のStripeアカウントを接続すると、顧客が請求書をカードで支払えるようになります。代金は直接あなたの口座に入ります。書類に署名してもらう（署名）契約書やフォームを送り、どのスマートフォンからでも署名してもらえます。署名済みPDFと完全な記録が残ります。顧客専用のポータルを用意する顧客ごとに専用ページを用意し、書類のアップロード、署名、支払い、メッセージ、進捗の確認ができるようにします。レポートを読む任意の期間のリード、流入元、予約、売上、チームの数値を確認し、独自のダッシュボードも作成できます。レポートを自動でメール送信する毎週のサマリーメールを受け取ったり、共有ダッシュボードを毎週メールで送ったりできます。プランと請求を変更するCompanyFlowHQのプランの変更、年払いへの切り替え、カードの更新を行います。アドオンとプリペイドクレジット自社のTwilioやWhatsAppを無料で使うか、プリペイド残高から支払うCompanyFlowHQの通話・SMSを使います。予想外の請求は発生しません。残高をチャージするカードでプリペイドクレジットを追加します。高額のチャージにはボーナスが付き、必要に応じて自動チャージもオンにできます。ビデオ会議のリンクを追加する（Zoom、Teams、Google Meet）Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、または独自のリンクを選ぶと、ビデオ予約やクラスに参加リンクが自動で付きます。グループクラスを開催する定員、キャンセル待ち、全員共通の参加リンクを使ってオンラインクラスを開催します。メールとリマインダーは自動で送信されます。すぐにビデオ会議を始めるリードやチームチャットからすぐにビデオ会議を始め、ワンタップでリンクを送れます。サブスクリプションを解約・再開する支払いを管理からいつでも解約できます。支払い済みの期間が終わるまではすべて利用でき、その後ワークスペースは閲覧専用になり、データは90日間保管されます。

チームと人事

チームを招待する同僚を追加し、ログインを設定するための1回限りの専用リンクを送ります。メンバーに適切なロールを割り当てるオーナー、管理者、人事マネージャー、マネージャー、チームメンバーから、各メンバーが見られる範囲とできることを選びます。カスタムロールと権限を作成する「受付」のような独自のロールを作り、必要な機能と操作だけを許可します。メンバーごとに表示する範囲を選ぶ各メンバーが使えるアプリの機能にチェックを入れます。チェックを入れなかった機能は、そのメンバーには一切表示されません。チーム・人事を使うメンバー、シフト、勤怠、休暇、コンプライアンス、書類、経費、評価、給与を1か所で管理できます。休暇を申請・承認する休暇を申請し、チームからの申請を承認または却下します。出勤・退勤を打刻するスマートフォンで出勤・退勤の打刻と休憩を記録し、週ごとのタイムシートを提出します。スタッフの書類を保管する全員が読むべき規程を共有し、給与明細をアップロードして、各メンバーの書類を安全に保管します。採用ページに求人を掲載する自社の採用ページに求人を掲載します。応募者は履歴書を送信し、候補者として登録されます。チームに自分の都市を共有する都市名だけ（正確な位置は共有しません）を表示して、チームに自分の現地時刻と天気を伝えます。ファイルを保存・共有する（アップロード）アップロードしたすべてのスプレッドシートについて、新規、統合、問題のあった件数を確認できます。スタッフ同士の情報を非公開にする同じチームでない限り、スタッフ同士で名前、チャット、リードが見えないようにします。チームのログイン方法スタッフ向け：招待を開いてパスワードを決め、アカウントを保護したら、以降は毎回自分のメールアドレスでログインします。管理チームにメンバーを追加するプラットフォームのオーナー向け：CompanyFlowHQ自体の運営を手伝うメンバーを招待し、利用できる管理セクションを選びます。名前と写真を変更する写真を追加し、チームに表示される名前を変更します。編集できるのは自分のプロフィールだけです。メモを書いてチームと共有するメモ、チェックリスト、表を作成してチームメンバーと共有し、必ず読んでほしい部分をハイライトできます。相談デスクを使う架電担当者が学生を担当者に引き継ぎ、担当者が1日の予定を確認できる1つのページです。上部にはスリランカの時刻が表示されます。架電担当者：学生を担当者に引き継ぐ架電担当者向け：学生の予約を入れたら引き継ぎ内容を記入し、担当者が相談の前にすべてを把握できるようにします。担当者：デスクで1日の業務を進める担当者向け：次の学生を確認し、引き継ぎ内容を読み、各相談を開始・終了して、結果を記録します。デスクの至急アラートとポップアップ至急の案件は「確認済み」をタップするまで、すべてのページとスマートフォンに表示されるので、大事なことを見逃しません。折り返し連絡を依頼する・対応する担当者が架電担当者に学生への折り返し連絡を依頼すると、架電担当者にポップアップが表示されます。架電担当者は電話をかけて、結果を記入します。ステータス、引き継ぎ、学生へのリマインダー自分のステータスを設定し、不在のときは相談を同僚に引き継ぎ、学生が出席を確認したかどうかを確認します。学生の書類を管理する学生ごとの書類にチェックを付け、足りない書類はワンタップでクライアントポータルから依頼します。マネージャー：目標、対応時間、デスクの設定マネージャー向け：全員のデスクと対応の速さを確認し、週ごとの目標とデスクの設定を決めます。

ウェブサイトとフォーム

Webサイトにチャットバブルを追加するコード1行で、Webサイトに無料のチャットバブルを追加できます。フォームを作成するリードを登録する問い合わせフォームやアンケートを、ライブプレビューを見ながら作成します。アンケートやNPSの質問を送る顧客に満足度（NPSや星評価）を尋ね、不満のある回答にはフォローアップします。Webサイトにフォームを設置するコード1行で、自社のWebサイトにフォームを設置できます。Webサイトにトラッキングコードを追加するWebサイトにトラッキング用の1行を追加すると、訪問者、流入元、問い合わせにつながる要因を確認できます。Cookieは使いません。Webサイトの訪問者と分析を確認する今Webサイトにいる人、訪問者の流入元、効果のあるページ、問い合わせにつながる要因を確認できます。独自ドメインを使う予約ページ、ポータル、ランディングページを、portal.yourbusiness.comのような独自のアドレスで表示します。ロゴとブランドカラーを追加する（ブランディング）顧客に表示されるすべての画面に、ロゴ、ブランドカラー、事業者名を表示します。Webサイトのレポートメールとアラートを受け取るウェブサイトのレポートを毎週または毎月メールで受け取り、訪問数の急増・急減・停止時にアラートを受け取ります。確認が必要なときは、ウェブサイトのアイコンにバッジが表示されます。SEOデスクを使うGoogleでのウェブサイトの成果と、今週取り組むべきことを、1つのシンプルなページで確認できます。キーワードを追跡して新しいアイデアを見つける上位を狙いたい検索語句を追跡し、Googleに表示されるページを確認して、新しいキーワードのアイデアを見つけます。地域別の順位チェックを記録し、IPアドレスを調べる別の国から検索してサイトが表示された位置を保存し、多数のIPアドレスがどの国のものかを確認します。コンテンツブリーフを作成してページをチェックするコンテンツブリーフで上位表示を狙えるページを計画し、どのページでも簡単に直せる点をチェックします。SEOのタスクと作業記録SEOスタッフ向け：タスクをこなし、勤務を記録して承認に回します。マネージャーはワンタップで承認できます。実際の訪問者だけを数えるウェブサイトの数値は実際の訪問者だけを数えます。VPN、データセンター、自社のチーム、ボットと思われるアクセスは除外されます。

連携

ほかのアプリと連携する外部サービスごとの接続場所と、それぞれでできることをまとめています。FacebookとInstagramからリードを獲得するFacebookとInstagramのリード獲得フォームへの回答を、数秒でCompanyFlowHQに取り込みます。Meta（Facebook）アプリを設定するプラットフォームオーナー専用：すべての顧客がワンクリックで接続できるようにするための、Meta（Facebook）アプリの設定情報です。Metaのwebhook検証トークンについてプラットフォームオーナー専用：MetaのWebhook検証トークンとは何か、どんな文字で始まり、どこに入力するのかを説明します。InstagramとMessengerのメッセージに返信するInstagramのDMとFacebook Messengerに受信トレイから返信できます。Google広告を接続するGoogle広告と連携すると、広告アカウントを確認でき、Googleのリードフォームからのリードが直接届きます。Googleアナリティクスを接続するGoogle AnalyticsとSearch Consoleの数値をCompanyFlowHQ内で確認できます。Googleビジネスプロフィールを接続するGoogleの口コミをここで確認して返信でき、口コミバッジも最新の状態に保てます。カレンダーを同期する予約をGoogleカレンダーやOutlookカレンダーに送り、予定のある時間をブロックします。ZapierまたはMakeを接続するCompanyFlowHQを、Xero、Slack、Googleスプレッドシートなど7,000以上のアプリとつなげます。コードは不要です。APIキーを作成するウェブサイトやほかのシステムがCompanyFlowHQのデータを読み書きできるように、キーを作成します。webhookでほかのアプリにデータを送信する新しいリードや請求書の支払いなどが発生した瞬間に、署名付きのメッセージを指定のアドレスに送信します。AIアシスタントをオンにするAIによる要約、返信の下書き、書類の読み取り、営業時間外のチャットアシスタントをオンにします。Zoomを接続して会議リンクを作成する自分のZoomアカウントを接続すると、ビデオ予約、クラス、即時ミーティングにZoomリンクが自動で付きます。Microsoft Teamsの会議リンクを作成するビデオ予約にMicrosoft Teamsを使います。Teamsのリンクは、Outlookカレンダーを通じて作成されます。Google Meetのリンクを作成するビデオ予約にGoogle Meetを使います。Meetのリンクは、Googleカレンダーを通じて作成されます。

セキュリティとアカウント

ログインコードをメールで受け取るログインのたびに6桁のコードをメールで受け取ります。いちばん手軽な2段階認証です。2段階認証をオンにするパスワードのあとにもう1段階の確認を追加して、アカウントを守ります。Face IDや指紋、認証アプリ、メールコードから選べます。Face IDや指紋でログインする（パスキー）コードを入力する代わりに、Face ID、Touch ID、指紋、Windows Helloでログインします。ログイン時にアラートを受け取る最近のログインと記憶された端末を確認し、心当たりのないものはログアウトさせます。セキュリティセンターを確認するオーナーと管理者向け：チーム全体に2段階認証を必須にし、アクティビティログで誰が何をしたかを確認します。パスワードを変更する自分のパスワードを変更します。忘れたパスワードを再設定するパスワードを思い出せない場合は、メールのリンクから再設定します。データをバックアップ・ダウンロードするプラットフォームオーナー向け：毎晩の暗号化バックアップの仕組みと、手動での実行・ダウンロード方法を説明します。データをダウンロードするワークスペースのデータをすべてZIPでダウンロードするか（英国GDPR）、ワークスペースの削除を依頼します。特定の人物のデータを消去する（GDPR）本人から依頼があったときに、その人のデータを消去します（忘れられる権利）。非公開のテスト用ワークスペースで練習するプラットフォームチーム向け：実際の顧客には何も届かない、非公開のテスト用ワークスペースで練習できます。ログアウトし、ほかの端末からもログアウトする名前のメニューからこの端末をログアウトし、セキュリティ設定からほかのスマートフォンやパソコンもすべてログアウトさせます。GoogleまたはMicrosoftでログインするGoogleまたはMicrosoftのアカウントを一度リンクすれば、以降はワンタップでログインできます。パスワードを覚える必要はありません。メールのリンクでログインするパスワードがなくても大丈夫です。1回だけ、15分間有効なログイン用リンク（と6桁のコード）をメールでお送りします。スマートフォンを紛失した場合：リカバリーコードでログインするスマートフォンを買い替えた、またはなくした場合は、10個のリカバリーコードのいずれか（またはメールコード）でログインし、2段階認証を設定し直します。ログイン用メールアドレスを変更するアカウントを勝手に乗っ取られないよう、ログイン用のメールアドレスは固定されています。新しいアドレスに移行する方法を説明します。ワークスペース全体を削除するオーナー専用：ワークスペース全体の削除を依頼します（英国GDPR）。14日間は何も削除されず、その後こちらで確認して30日以内に削除を完了します。誰が何をしたかを確認する（アクティビティと脅威）オーナー向け：ワークスペースで誰が何をしたか、今誰がオンラインか、危険な操作に関するアラートを確認できます。閲覧できるのはオーナーだけです。一時停止されたアカウントやセキュリティアラートを確認する監視機能によってアカウントが一時停止されたら、理由を確認し、解除する、一時停止を続ける、または厳重に保護するかを決めます。セキュリティ監視を設定するセキュリティ監視の感度、勤務時間、信頼できるオフィスのアドレス、通知方法を設定します。

トラブルシューティング

メールが送信されないメールが届かない場合は、次の項目を順番に確認してください。Facebookのリードが届かないFacebookやInstagramのリードが届かない場合は、次の項目を順番に確認してください。Webサイトの訪問が表示されないウェブサイトの訪問が表示されない場合は、トラッキング用の1行が本当にサイトに入っているか確認してください。ログインできないログインできない場合は、次の方法を試してください。通知が届かない通知が届かない場合は、端末、ブラウザー、通知の設定を確認してください。CSVのインポートがうまくいかなかったアップロードがうまくいかないときに、よくある問題を解決する方法です。正しいキー、コード、IDを見つけて貼り付けるキー、コード、IDを先頭の文字で見分け、正しいものを正しい欄に貼り付ける方法です。CompanyFlowHQサポートに問い合わせるガイドで見つからない場合は、ヘルプアシスタントからCompanyFlowHQチームにメッセージを送れます。返信はメールでお届けします。

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