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CompanyFlowHQ Guías
Guías paso a paso, con imágenes, de todo lo que hay en CompanyFlowHQ, escritas para que cualquiera pueda seguirlas.
Primeros pasos
Primeros pasos con CompanyFlowHQTus primeros 15 minutos: las cinco cosas que hacen que CompanyFlowHQ te sea útil desde el primer día.Cómo moverte por el Centro de mandoQué muestra cada parte del Centro de mando (tu página de inicio) y cómo usarla.Usa la lista de lanzamientoUsa la lista de lanzamiento de Ajustes para ver qué está conectado y qué te falta por hacer.Pruébalo con datos de ejemploAñade algunos clientes potenciales, reservas y una factura de mentira para practicar, y bórralos después con un solo toque.Elige tu tipo de negocio (paquete del sector)Elige tu tipo de negocio para que se configuren los campos, etapas, tipos de reserva y palabras adecuados.Instala CompanyFlowHQ en tu móvilPon CompanyFlowHQ en la pantalla de inicio de tu móvil para que se abra como una app.Cambia entre modo claro y oscuroElige Claro, Oscuro o Auto (sigue a tu dispositivo).Cambia el idiomaCambia el idioma que ves tú o el que ven tus clientes.Encuentra lo que sea con la búsqueda (Cmd+K)Encuentra cualquier persona, factura, reserva, tablero, documento, archivo subido, email o página desde cualquier sitio.Activa las notificaciones en el móvil y el ordenadorRecibe un aviso en tu móvil u ordenador cuando lleguen clientes potenciales, reservas y mensajes nuevos.Mira lo que necesita tu atenciónVe todos los recordatorios en una lista: seguimientos pendientes, mensajes sin responder, facturas vencidas y más.Inicia sesión en CompanyFlowHQEntra en tu espacio de trabajo: Face ID, Google o Microsoft, un enlace por email, o tu email y contraseña, y luego una comprobación rápida.Activa o desactiva funciones (módulos)Oculta las partes que tu negocio no usa, como Reservas o Email marketing. Desaparecen del menú de todos y vuelven cuando las activas.Pregunta al asistente de ayudaEscribe una pregunta con tus palabras (en inglés, cingalés o tamil) y recibe pasos cortos sacados de las guías, con enlaces a la guía completa.
Clientes potenciales y embudo
Añade un cliente potencial a manoEscribe tú mismo una consulta nueva, por ejemplo después de una llamada o de una visita en persona.Importa clientes potenciales desde una hoja de cálculo (CSV)Sube una hoja de cálculo con personas. La ordenamos, detectamos duplicados y te dejamos revisarla antes de importar.Usa la ficha y el historial de un cliente potencialTodo sobre una persona: datos de contacto, notas, seguimientos, llamadas, emails, documentos y el historial.Mueve clientes potenciales por tu embudoMueve a las personas de Nuevos a Ganado arrastrando su tarjeta, y marca como perdidos los que no salgan, con un motivo.Cambia muchos clientes potenciales a la vez (acciones en bloque)Marca a varias personas a la vez para asignarlas, cambiarlas de etapa, poner prioridad, enviar mensajes, pedir reseñas, exportarlas o borrarlas.Guarda una lista filtrada de clientes potencialesGuarda un filtro que usas a menudo, como “Caliente, sin llamar esta semana”, como una lista a un toque.Añade tus propios camposAñade tus propias preguntas a cada cliente potencial, como el nivel de estudios o el número de póliza.Puntúa clientes potenciales: caliente, templado o fríoMarca a las personas como calientes, templadas o frías de forma automática para llamar primero a las más interesadas.Detecta y fusiona clientes potenciales duplicadosCómo detecta CompanyFlowHQ a la misma persona dos veces y la une en una sola.Sigue tus negocios y la previsiónSigue negocios con un importe y una fecha de cierre, y mira una previsión ponderada de lo que va a entrar.Configura embudos de negocios y motivos de ganado/perdidoActiva Negocios, fija un objetivo mensual y crea embudos con sus propias etapas.Sigue solicitudes y comisionesSigue las solicitudes a universidades de cada estudiante, las ofertas, el CAS y la comisión que te deben.Controla los plazosUn solo calendario con fechas legales, recordatorios, fechas de tableros y plazos de solicitudes.Organiza el trabajo con tablerosOrganiza el trabajo en tableros sencillos con grupos, columnas, personas y fechas límite, como una lista de tareas compartida.Registra y haz llamadasLlama a la gente desde el número de tu negocio, registra cómo fueron las llamadas y escucha los mensajes de voz.Llama desde tu móvil o por WhatsAppLlama a la gente con tu propio móvil (SIM) o por WhatsApp con un toque, y luego cuenta cómo fue para que todo el equipo lo vea.Envía un mensaje cuando pierdas una llamadaCuando no puedes contestar, enviamos a quien llamó un SMS o WhatsApp breve para que no llame a otro.Escribe bien los teléfonos (+44)Escribe los teléfonos con el prefijo del país (+44…) para que funcionen las llamadas, los SMS, WhatsApp y la detección de duplicados.Configura la línea telefónica de tu negocio (Twilio)Usa tu propio número de Twilio como línea del negocio: las llamadas suenan por turnos en los teléfonos de tu equipo, y los mensajes de voz y las llamadas perdidas llegan a Llamadas.Llama a través de ZadarmaLlama a tus clientes potenciales con un toque a través de tu propia cuenta de Zadarma: primero suena tu teléfono de Zadarma y luego conectamos al cliente.Llama a clientes por WhatsApp (beta)Haz y contesta llamadas de voz de WhatsApp en tu navegador desde el número de WhatsApp de tu negocio, cuando Meta haya aprobado las llamadas.App de teléfono: marcar, recientes, recargarLlama a quien quieras desde una sola pantalla al estilo iPhone: teclado, llamadas recientes, contactos, mensajes de voz, tu saldo y tus minutos, y recarga sin ir a Ajustes.
Bandeja de entrada y mensajes
Responde todos los mensajes desde una sola bandejaResponde mensajes de WhatsApp, SMS, email, chat de la web, portal, Facebook e Instagram desde un solo sitio.Configura la bandeja de entradaActiva la bandeja de entrada y convierte en clientes potenciales a quienes te escriben por primera vez en Facebook e Instagram.Envía y lee emails en CorreoLee y envía emails desde tu propio buzón, y cada email se guarda con la persona correcta.Conecta tu buzón de GmailConecta un buzón de Gmail o de Google Workspace con una contraseña de aplicación de Google.Conecta tu buzón de Microsoft 365 / OutlookConecta un buzón de Outlook / Microsoft 365 con “Iniciar sesión con Microsoft”, sin contraseña.Envía emails desde tu propio dominio (Resend)Envía emails de agradecimiento, avisos de clientes potenciales y boletines desde tu propio dominio con una cuenta gratuita de Resend.Conecta WhatsApp BusinessResponde a tus clientes potenciales por WhatsApp desde el número de tu negocio.Envía mensajes de texto (SMS)Envía SMS desde tu propio número de Twilio. Cada SMS incluye “Reply STOP to opt out”.Atiende a los visitantes de tu web en Chat en vivoChatea en tiempo real con las personas que visitan tu web y conviértelas en clientes potenciales.Habla con tu equipo en Chat del equipoEscribe a tus compañeros en canales o en privado, y comenta un cliente potencial en su propio hilo.Gestiona las solicitudes de soporte en SoporteGestiona las solicitudes de soporte de los clientes con prioridades, objetivos y respuestas guardadas.Publica tu propio centro de ayuda para clientesPublica tus propios artículos de ayuda para que los clientes encuentren respuestas sin tener que preguntar.Conecta cualquier otro buzón (IMAP/SMTP y contraseñas de aplicación)Conecta iCloud, Yahoo, Zoho o el email de tu empresa con una contraseña de aplicación o los datos del servidor.Protege tu número de WhatsApp (las seis reglas)La protección de WhatsApp evita que Meta bloquee tu número: primero el consentimiento, respuestas en 24 horas, límites diarios seguros, STOP siempre manda y controles de calidad.Registra altas y bajas de WhatsAppEl marketing por WhatsApp solo va a personas que han dado su permiso. Anota cómo y cuándo lo dieron, y recuerda que STOP siempre manda.Graba tu pantalla para mostrar un problemaGraba tu pantalla (y tu voz) hasta 5 minutos y envíalo en Chat del equipo o en una respuesta de Soporte, en vez de capturas de pantalla.
Marketing
Envía una campaña de emailEscribe un boletín, envíalo a quienes dijeron que sí y mira quién lo abrió y quién hizo clic.Envía emails de seguimiento automáticos (secuencias)Envía seguimientos automáticos por WhatsApp, SMS y email que se detienen en cuanto alguien responde o reserva.Crea una automatizaciónMira lo que funciona de forma automática y pide al asistente que haga tareas por ti, escribiendo con tus palabras.Responde automáticamente a los clientes potenciales nuevosResponde a cada cliente potencial nuevo en segundos por email, WhatsApp o SMS, y avisa a tu equipo.Conecta tus redes socialesConecta Facebook, Instagram, LinkedIn, Bluesky y más para publicar desde un solo sitio.Planifica y publica en redes socialesEscribe una publicación, obtén la versión adecuada para cada red y prográmala.Lanza y aprueba anunciosCrea anuncios de Facebook e Instagram con límites de gasto, aprobación del propietario y resultados reales de tu CRM.Pide reseñas a tus clientesPide reseñas de Google de forma automática a los clientes contentos, y escucha antes en privado a los que no lo están.Muestra tu insignia de reseñas en tu webMuestra tu valoración con estrellas en tu web con una pequeña insignia que se actualiza sola.Premia a tus clientes con puntos de fidelizaciónDa a tus clientes puntos o sellos por visita y deja que canjeen recompensas.Crea vales y códigos de descuentoCrea códigos de descuento como SUMMER10 y vende o regala vales regalo.Invita a otro negocio: regala un mes y gana un mesInvita a otro negocio a CompanyFlowHQ. Cuando empiece a pagar, cada uno recibe un mes gratis.Crea un código QRCrea un código QR para tu página de reservas, formularios, páginas de destino, reseñas o un enlace de pago.Crea una página de destinoCrea una página sencilla para una oferta, un evento o un anuncio. Cada consulta llega directamente a Clientes potenciales.Crea una página de enlace en la biografíaUna página ordenada para la biografía de Instagram o TikTok con tus botones y tus últimas publicaciones.
Ventas y dinero
Acepta reservas onlineDeja que la gente reserve una hora online, y reserva tú mismo a alguien desde su ficha.Configura tipos de reserva y disponibilidadConfigura los tipos de cita que ofreces, con su duración, precio y depósito.Añade productos y servicios a tu catálogoTen una lista de precios de productos y servicios para elegir en presupuestos, facturas y páginas.Envía un presupuesto o una propuestaEnvía un presupuesto que el cliente puede aceptar online, y conviértelo en factura con un toque.Envía una facturaCrea y envía una factura, cobra online y reclama de forma automática a quien paga tarde.Cobra con un enlace de pagoComparte un enlace seguro donde los clientes pagan con tarjeta, Apple Pay, Google Pay, transferencia bancaria o PayPal.Conecta Stripe para cobrar con tarjetaConecta tu propia cuenta de Stripe para que los clientes paguen las facturas con tarjeta. El dinero te llega directamente.Haz firmar un documento (Firmar)Envía un contrato o un formulario para que lo firmen desde cualquier móvil, con un PDF firmado y un registro completo.Dale a cada cliente su propio portalDale a cada cliente una página privada para subir documentos, firmar, pagar, escribirte y ver cómo va lo suyo.Consulta tus informesMira cifras de clientes potenciales, orígenes, reservas, ventas y equipo de cualquier periodo, y crea tus propios paneles.Recibe informes por email automáticamenteRecibe un email semanal de resumen, o envía por email un panel compartido cada semana.Cambia tu plan y la facturaciónCambia tu plan de CompanyFlowHQ, pásate al pago anual o actualiza tu tarjeta.Complementos y saldo prepagoUsa tu propio Twilio o WhatsApp gratis, o las llamadas y SMS de CompanyFlowHQ pagados con un saldo prepago: nunca una factura sorpresa.Recarga tu saldoAñade saldo prepago con tarjeta, consigue saldo extra con importes mayores y activa la recarga automática si quieres.Añade enlaces de videollamada (Zoom, Teams, Google Meet)Elige Zoom, Microsoft Teams, Google Meet o tu propio enlace, para que las reservas y clases por vídeo tengan su enlace automáticamente.Organiza una clase en grupoOrganiza clases online con plazas, lista de espera y un único enlace para todos, y con emails y recordatorios que se envían solos.Empieza una reunión al momentoEmpieza una videollamada al instante desde un cliente potencial o en Chat del equipo, y envía el enlace con un toque.Cancela o reactiva tu suscripciónCancela cuando quieras desde Gestionar pago. Lo conservas todo hasta que termina el periodo pagado; después el espacio de trabajo queda en solo lectura y tus datos se guardan 90 días.
Equipo y RR. HH.
Invita a tu equipoAñade a un compañero y envíale un enlace privado de un solo uso para crear su acceso.Da a cada persona el rol adecuadoElige qué puede ver y hacer cada persona: propietario, administrador, responsable de RR. HH., responsable o miembro del equipo.Crea roles y permisos personalizadosCrea tu propio rol, como “Recepcionista”, con exactamente las áreas y acciones que necesita.Elige qué puede ver cada personaMarca qué partes de la app puede usar cada persona. Lo que no marques queda totalmente oculto para ella.Usa Equipo y RR. HH.Tu equipo en un solo sitio: personas, cuadrante, horas, ausencias, cumplimiento, documentos, gastos, rendimiento y nóminas.Pide y aprueba días libresPide vacaciones, y aprueba o rechaza las solicitudes de tu equipo.Ficha la entrada y la salidaFicha la entrada y la salida desde el móvil, haz pausas y envía tu hoja de horas semanal.Guarda los documentos del personalComparte normas que todos deben leer, sube nóminas y guarda a salvo los documentos de cada persona.Publica ofertas en tu página de empleoPublica ofertas de trabajo en tu propia página de empleo. Los interesados envían su CV y llegan como candidatos.Comparte tu ciudad con tu equipoMuestra tu ciudad (nunca tu ubicación exacta) para que el equipo vea tu hora local y el tiempo que hace.Revisa tus archivos subidos (Subidas)Mira cada hoja de cálculo que has subido: qué era nuevo, qué se fusionó y si hubo problemas.Mantén la privacidad entre empleadosEvita que el personal vea los nombres, chats y clientes potenciales de los demás, salvo que trabajen en el mismo equipo.Cómo inicia sesión tu equipoPara tu personal: abre tu invitación, elige una contraseña, protege tu cuenta y luego entra siempre con tu propio email.Añade a alguien a tu equipo de administraciónPropietario de la plataforma: invita a personas que te ayudan a gestionar CompanyFlowHQ y elige qué secciones de administración pueden usar.Cambia tu nombre y tu fotoAñade tu foto y cambia el nombre que ve tu equipo. Cada persona edita solo el suyo.Escribe y comparte notas con tu equipoEscribe notas, listas de tareas y tablas, compártelas con tus compañeros y resalta lo que tienen que leer.
Web y formularios
Añade la burbuja de chat a tu webAñade gratis una burbuja de chat a tu web con una sola línea de código.Crea un formularioCrea un formulario de contacto que añade clientes potenciales, o una encuesta, con vista previa en directo.Envía una encuesta o una pregunta NPSPregunta a tus clientes qué tal lo haces (NPS o estrellas) y haz seguimiento de las respuestas negativas.Pon un formulario en tu webPon tu formulario en tu propia web con una sola línea de código.Añade el código de seguimiento a tu webAñade una línea de seguimiento a tu web para ver las visitas, de dónde vienen y qué genera consultas. Sin cookies.Consulta las visitas y estadísticas de tu webMira quién está ahora en tu web, de dónde vienen las visitas, qué páginas funcionan y qué genera consultas.Usa tu propio dominioMuestra tu página de reservas, tu portal y tus páginas de destino en tu propia dirección, como portal.tunegocio.com.Añade tu logotipo y tus colores (marca)Pon tu logotipo, tus colores y el nombre de tu negocio en todo lo que ven tus clientes.Recibe emails de informes y avisos de tu webRecibe un email semanal o mensual de tu web, y avisos cuando las visitas se disparan, caen o se detienen. El icono de tu web muestra una señal cuando hay algo que revisar.
Conexiones
Conecta tus otras appsDónde se conecta cada servicio externo y para qué sirve cada uno.Recibe clientes potenciales de Facebook e InstagramRecibe en CompanyFlowHQ, en segundos, las respuestas a tus formularios de clientes potenciales de Facebook e Instagram.Configura tu app de Meta (Facebook)Solo para el propietario de la plataforma: los datos de la app de Meta (Facebook) que permiten que cada cliente se conecte con un clic.El token de verificación del webhook de Meta, explicadoSolo para el propietario de la plataforma: qué es el token de verificación del webhook de Meta, cómo empieza y dónde va.Responde mensajes de Instagram y MessengerResponde los mensajes directos de Instagram y de Facebook Messenger en tu Bandeja de entrada.Conecta Google AdsConecta Google Ads para ver tus cuentas publicitarias y recibir directamente los clientes potenciales de los formularios de Google.Conecta Google AnalyticsMira tus cifras de Google Analytics y Search Console dentro de CompanyFlowHQ.Conecta tu Perfil de Empresa de GoogleMira y responde aquí tus reseñas de Google, y mantén al día tu insignia de reseñas.Sincroniza tu calendarioEnvía las reservas a tu calendario de Google u Outlook, y bloquea las horas en que estás ocupado.Conecta Zapier o MakeConecta CompanyFlowHQ con más de 7.000 apps como Xero, Slack y Google Sheets. Sin programar.Crea una clave de APICrea una clave para que tu web u otro sistema pueda leer y escribir datos en CompanyFlowHQ.Envía datos a otras apps con webhooksEnviamos un mensaje firmado a tu dirección en cuanto pasa algo (cliente potencial nuevo, factura pagada…).Activa los asistentes de IAActiva los resúmenes con IA, los borradores de respuesta, la lectura de documentos y un asistente de chat fuera de horario.Conecta Zoom para los enlaces de reuniónConecta tu propia cuenta de Zoom para que las reservas por vídeo, las clases y las reuniones al momento tengan un enlace de Zoom automáticamente.Crea enlaces de reunión de Microsoft TeamsUsa Microsoft Teams para las reservas por vídeo: creamos el enlace de Teams a través de tu calendario de Outlook.Crea enlaces de Google MeetUsa Google Meet para las reservas por vídeo: creamos el enlace de Meet a través de tu Google Calendar.
Seguridad y cuenta
Recibe códigos de acceso por emailRecibe un código de seis cifras por email cada vez que inicias sesión: la forma más sencilla del inicio de sesión en dos pasos.Activa el inicio de sesión en dos pasosProtege tu cuenta con un segundo paso después de la contraseña: Face ID o huella, una app de autenticación o un código por email.Inicia sesión con Face ID o huella (llaves de acceso)Inicia sesión con Face ID, Touch ID, tu huella o Windows Hello en lugar de escribir códigos.Recibe avisos cuando alguien inicie sesiónRevisa los inicios de sesión recientes y los dispositivos recordados, y cierra la sesión de lo que no reconozcas.Revisa tu centro de seguridadPropietarios y administradores: exige el inicio de sesión en dos pasos al equipo y mira quién hizo qué en el registro de actividad.Cambia tu contraseñaCambia tu propia contraseña.Restablece una contraseña olvidadaRestablece tu contraseña con un enlace por email si no la recuerdas.Haz copias de seguridad y descarga tus datosPropietario de la plataforma: cómo funcionan las copias de seguridad cifradas de cada noche y cómo hacer o descargar una.Descarga tus datosDescarga todo lo que hay en tu espacio de trabajo en un ZIP (RGPD del Reino Unido), o pide que se elimine el espacio de trabajo.Borra los datos de una persona (RGPD)Borra los datos de una persona cuando te lo pida (derecho al olvido).Practica en un espacio de trabajo de prueba privadoEquipo de la plataforma: practica en un espacio de trabajo de prueba privado donde nada llega a clientes reales.Cierra la sesión, también en otros dispositivosCierra la sesión en este dispositivo desde el menú con tu nombre, y en todos los demás móviles u ordenadores desde Seguridad.Inicia sesión con Google o MicrosoftVincula una vez tu cuenta de Google o Microsoft y entra con un toque, sin contraseña que recordar.Inicia sesión con un enlace por email¿Sin contraseña? Te enviamos por email un enlace de acceso (y un código de 6 cifras) que funciona una vez, durante 15 minutos.¿Perdiste el móvil? Entra con un código de recuperación¿Móvil nuevo o perdido? Entra con uno de tus 10 códigos de recuperación (o un código por email) y vuelve a configurar el inicio de sesión en dos pasos.Cambia el email con el que inicias sesiónTu email de acceso es fijo, para que nadie pueda quedarse con tu cuenta sin que te enteres. Así se pasa a una dirección nueva.Elimina todo tu espacio de trabajoSolo el propietario: pídenos que eliminemos todo el espacio de trabajo (RGPD del Reino Unido). No se borra nada durante 14 días; después lo revisamos y lo terminamos en un plazo de 30 días.
Solución de problemas
Los emails no se envían¿No llegan los emails? Haz estas comprobaciones en orden.No llegan los clientes potenciales de Facebook¿No llegan los clientes potenciales de Facebook o Instagram? Revisa esto en orden.No aparecen las visitas de la web¿No aparecen las visitas de tu web? Asegúrate de que la línea de seguimiento está de verdad en tu web.No puedo iniciar sesión¿No puedes entrar? Prueba estas soluciones.No llegan las notificaciones¿No recibes notificaciones? Revisa el dispositivo, el navegador y tus preferencias.Mi importación de CSV salió mal¿Ha fallado la subida? Así se arreglan los problemas habituales.Encuentra y pega la clave, el código o el ID correctosCómo distinguir claves, códigos e IDs por cómo empiezan, y pegar el correcto en la casilla correcta.Contacta con el soporte de CompanyFlowHQ¿No lo encuentras en las guías? Envía un mensaje al equipo de CompanyFlowHQ desde el asistente de ayuda. Te respondemos por email.
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