English · සිංහල · தமிழ் · हिन्दी · বাংলা · العربية · اردو · Español
CompanyFlowHQ গাইড
CompanyFlowHQ-এর সবকিছুর জন্য ছবিসহ ধাপে ধাপে গাইড — এমন সহজ করে লেখা যে যে-কেউ অনুসরণ করতে পারবেন।
শুরু করা
CompanyFlowHQ দিয়ে শুরু করুনআপনার প্রথম ১৫ মিনিট: যে পাঁচটি কাজ করলে CompanyFlowHQ সঙ্গে সঙ্গে কাজে লাগতে শুরু করে।কমান্ড সেন্টার-এ পথ চিনে নিনকমান্ড সেন্টার (আপনার হোম পেজ)-এর প্রতিটি অংশে কী দেখায় এবং কীভাবে ব্যবহার করবেন।শুরু করার চেকলিস্ট ব্যবহার করুনকী কী যুক্ত হয়েছে আর কী এখনো বাকি, তা দেখতে সেটিংস-এর লঞ্চ চেকলিস্ট ব্যবহার করুন।নমুনা ডেটা দিয়ে চালিয়ে দেখুনঅনুশীলনের জন্য কয়েকটি কাল্পনিক লিড, বুকিং ও একটি ইনভয়েস যোগ করুন — পরে এক ট্যাপে সরিয়ে ফেলুন।আপনার ব্যবসার ধরন বেছে নিন (ইন্ডাস্ট্রি প্যাক)আপনার ব্যবসার ধরন বেছে নিন, যাতে সঠিক ফিল্ড, ধাপ, বুকিংয়ের ধরন আর শব্দগুলো আপনার জন্য সাজানো হয়।আপনার ফোনে CompanyFlowHQ ইনস্টল করুনCompanyFlowHQ আপনার ফোনের হোম স্ক্রিনে রাখুন, যাতে এটি একটি অ্যাপের মতো খোলে।লাইট আর ডার্ক মোডের মধ্যে বদল করুনলাইট, ডার্ক বা অটো (আপনার ডিভাইস অনুযায়ী চলে) বেছে নিন।ভাষা বদলানআপনি যে ভাষা দেখেন, অথবা আপনার গ্রাহকরা যে ভাষা দেখেন, তা বদলান।সার্চ দিয়ে যেকোনো কিছু খুঁজুন (Cmd+K)যেকোনো জায়গা থেকে যেকোনো মানুষ, ইনভয়েস, বুকিং, বোর্ড, ডকুমেন্ট, আপলোড, ইমেইল বা পেজ খুঁজে নিন।ফোন ও কম্পিউটারে নোটিফিকেশন চালু করুননতুন লিড, বুকিং ও মেসেজ এলে ফোন বা কম্পিউটারে সাথে সাথে সংকেত পান।কোন কাজে আপনার নজর দরকার, দেখুনসব রিমাইন্ডার এক তালিকায় দেখুন: বাকি ফলো-আপ, উত্তর না দেওয়া মেসেজ, মেয়াদ পেরোনো ইনভয়েস আর আরও অনেক কিছু।CompanyFlowHQ-তে সাইন ইন করুনআপনার ওয়ার্কস্পেসে ঢুকুন: Face ID, Google বা Microsoft, একটি ইমেইল লিংক, অথবা ইমেইল আর পাসওয়ার্ড দিয়ে — তারপর ছোট্ট একটি দ্বিতীয় যাচাই।ফিচার চালু বা বন্ধ করুন (মডিউল)আপনার ব্যবসা যে অংশগুলো ব্যবহার করে না, যেমন বুকিং বা ইমেইল মার্কেটিং, সেগুলো লুকিয়ে রাখুন। সেগুলো সবার মেনু থেকে সরে যায়, আর চালু করলে ফিরে আসে।সাহায্য সহকারীকে একটি প্রশ্ন করুননিজের কথায় একটি প্রশ্ন লিখুন — ইংরেজি, সিংহলি বা তামিলে — আর গাইড থেকে ছোট ছোট ধাপ পান, সাথে পুরো গাইডের লিংক।
লিড ও পাইপলাইন
হাতে লিখে একটি লিড যোগ করুননতুন কোনো জিজ্ঞাসা নিজেই লিখে রাখুন, যেমন ফোন কল বা কেউ সরাসরি দোকানে এলে।স্প্রেডশিট (CSV) থেকে লিড ইমপোর্ট করুনমানুষের একটি স্প্রেডশিট আপলোড করুন। আমরা সেটি গুছিয়ে নিই, ডুপ্লিকেট খুঁজে বের করি, আর ইমপোর্টের আগে আপনাকে যাচাই করতে দিই।লিডের প্রোফাইল ও টাইমলাইন ব্যবহার করুনএকজন মানুষের সবকিছু এক জায়গায়: যোগাযোগের তথ্য, নোট, ফলো-আপ, কল, ইমেইল, ডকুমেন্ট আর টাইমলাইন।পাইপলাইন বোর্ডে লিড এগিয়ে নিনকার্ড টেনে মানুষদের নতুন থেকে সফল-এ নিয়ে যান, আর হাতছাড়া লিডকে কারণসহ চিহ্নিত করুন।একসাথে অনেক লিড বদলান (বাল্ক অ্যাকশন)একসাথে অনেক মানুষে টিক দিয়ে দায়িত্ব দিন, ধাপ বদলান, অগ্রাধিকার ঠিক করুন, মেসেজ পাঠান, রিভিউ চান, এক্সপোর্ট বা মুছে ফেলুন।লিডের একটি ফিল্টার করা তালিকা সেভ করুনযে ফিল্টারটি প্রায়ই ব্যবহার করেন, যেমন “হট, এই সপ্তাহে কল করা হয়নি”, সেটি এক-ট্যাপের তালিকা হিসেবে সেভ করুন।নিজের লিড ফিল্ড যোগ করুনপ্রতিটি লিডে নিজের প্রশ্ন যোগ করুন, যেমন যোগ্যতার স্তর বা পলিসি নম্বর।লিডকে হট, ওয়ার্ম বা কোল্ড স্কোর দিনমানুষদের নিজে থেকেই হট, ওয়ার্ম বা কোল্ড হিসেবে চিহ্নিত করুন, যাতে সবচেয়ে আগ্রহীদের আগে কল করতে পারেন।ডুপ্লিকেট লিড খুঁজে একসাথে মেলানCompanyFlowHQ কীভাবে একই মানুষকে দুবার চিনে ফেলে এবং দুটোকে এক করে দেয়।ডিল ট্র্যাক করুন ও পূর্বাভাস দেখুনমূল্য আর ক্লোজ হওয়ার তারিখসহ ডিল ট্র্যাক করুন, এবং কত টাকা আসতে পারে তার একটি ওয়েটেড পূর্বাভাস দেখুন।ডিল পাইপলাইন ও সফল/হাতছাড়া হওয়ার কারণ সেট আপ করুনডিল চালু করুন, একটি মাসিক টার্গেট ঠিক করুন, আর নিজস্ব ধাপসহ পাইপলাইন তৈরি করুন।আবেদন ও কমিশন ট্র্যাক করুনপ্রতিটি শিক্ষার্থীর বিশ্ববিদ্যালয়ের আবেদন, অফার, CAS আর আপনার পাওনা কমিশন ট্র্যাক করুন।ডেডলাইনের দিকে নজর রাখুনআইনি তারিখ, রিমাইন্ডার, বোর্ডের তারিখ আর আবেদনের ডেডলাইন — সব এক টাইমলাইনে।বোর্ড দিয়ে কাজের পরিকল্পনা করুনগ্রুপ, কলাম, মানুষ আর শেষ তারিখসহ সহজ বোর্ডে কাজের পরিকল্পনা করুন — একটি শেয়ার করা কাজের তালিকার মতো।কল করুন ও কলের রেকর্ড রাখুনআপনার ব্যবসার নম্বর থেকে মানুষকে কল করুন, কল কেমন হলো লিখে রাখুন, আর ভয়েসমেইল শুনুন।আপনার ফোন বা WhatsApp থেকে কল করুনএক ট্যাপে নিজের ফোন (SIM) বা WhatsApp দিয়ে কল করুন, তারপর কেমন হলো লিখে দিন, যাতে পুরো টিম দেখতে পায়।কল মিস হলে একটি মেসেজ পাঠানআপনি ধরতে না পারলে আমরা কলারকে একটি ছোট টেক্সট বা WhatsApp পাঠাই, যাতে তিনি অন্য কাউকে ফোন না করেন।ফোন নম্বর সঠিকভাবে লিখুন (+44)দেশের কোডসহ (+44…) ফোন নম্বর লিখুন, যাতে কল, টেক্সট, WhatsApp আর ডুপ্লিকেট যাচাই সব ঠিকমতো কাজ করে।আপনার ব্যবসার ফোন লাইন সেট আপ করুন (Twilio)নিজের Twilio নম্বরটি ব্যবসার লাইন হিসেবে ব্যবহার করুন: কল পালা করে আপনার টিমের ফোনে বাজে, আর ভয়েসমেইল ও মিসড কল আসে কল-এ।Zadarma দিয়ে কল করুননিজের Zadarma অ্যাকাউন্ট দিয়ে এক ট্যাপে লিডদের কল করুন: আগে আপনার Zadarma ফোন বাজে, তারপর আমরা গ্রাহককে যুক্ত করি।WhatsApp-এ গ্রাহকদের কল করুন (বেটা)Meta কল করার অনুমোদন দিলে, ব্যবসার WhatsApp নম্বর থেকে ব্রাউজারেই WhatsApp ভয়েস কল করুন ও ধরুন।ফোন অ্যাপ: ডায়াল, সাম্প্রতিক কল, টপ-আপiPhone-এর মতো একটি স্ক্রিন থেকে যে কাউকে কল করুন: ডায়াল প্যাড, সাম্প্রতিক কল, কন্টাক্ট, ভয়েসমেইল, আপনার ক্রেডিট আর মিনিট — আর সেটিংস-এ না গিয়েই টপ-আপ করুন।
ইনবক্স ও মেসেজ
সব মেসেজের উত্তর এক ইনবক্সে দিনWhatsApp, টেক্সট, ইমেইল, ওয়েবসাইট চ্যাট, পোর্টাল, Facebook ও Instagram-এর মেসেজের উত্তর এক জায়গা থেকে দিন।ইনবক্সের অটো-রিপ্লাই ও দায়িত্ব ভাগ সেট আপ করুনইনবক্স চালু করুন, আর Facebook ও Instagram-এর নতুন প্রেরকদের লিডে পরিণত করুন।মেইল-এ ইমেইল পাঠান ও পড়ুননিজের মেইলবক্স থেকে ইমেইল পড়ুন ও পাঠান, আর প্রতিটি ইমেইল সঠিক মানুষের কাছে সেভ হয়।আপনার Gmail মেইলবক্স যুক্ত করুনএকটি Google অ্যাপ পাসওয়ার্ড দিয়ে Gmail বা Google Workspace মেইলবক্স যুক্ত করুন।আপনার Microsoft 365 / Outlook মেইলবক্স যুক্ত করুন“Microsoft দিয়ে সাইন ইন করুন” দিয়ে একটি Outlook / Microsoft 365 মেইলবক্স যুক্ত করুন — কোনো পাসওয়ার্ড লাগবে না।নিজের ডোমেইন থেকে ইমেইল পাঠান (Resend)একটি ফ্রি Resend অ্যাকাউন্ট দিয়ে নিজের ডোমেইন থেকে ধন্যবাদ ইমেইল, লিড অ্যালার্ট আর নিউজলেটার পাঠান।WhatsApp Business যুক্ত করুননিজের ব্যবসার নম্বর থেকে WhatsApp-এ লিডদের উত্তর দিন।টেক্সট মেসেজ (SMS) পাঠাননিজের Twilio নম্বর থেকে টেক্সট মেসেজ পাঠান। প্রতিটি টেক্সটে থাকে “Reply STOP to opt out” (বন্ধ করতে STOP লিখে উত্তর দিন)।লাইভ চ্যাট-এ ওয়েবসাইটের ভিজিটরদের উত্তর দিনআপনার ওয়েবসাইটে আসা মানুষদের সাথে সরাসরি চ্যাট করুন এবং তাঁদের লিডে পরিণত করুন।টিম চ্যাট-এ টিমের সাথে কথা বলুনচ্যানেলে বা একে একে সহকর্মীদের মেসেজ করুন, আর কোনো লিড নিয়ে তার নিজস্ব থ্রেডে আলোচনা করুন।হেল্প ডেস্ক-এ সাপোর্ট টিকেট সামলানঅগ্রাধিকার, টার্গেট আর সেভ করা উত্তর দিয়ে গ্রাহকদের সাপোর্ট অনুরোধ সামলান।গ্রাহকদের জন্য নিজের হেল্প সেন্টার প্রকাশ করুননিজের সাহায্যের লেখা প্রকাশ করুন, যাতে গ্রাহকরা জিজ্ঞেস না করেই উত্তর খুঁজে পান।অন্য যেকোনো মেইলবক্স যুক্ত করুন (IMAP/SMTP ও অ্যাপ পাসওয়ার্ড)অ্যাপ পাসওয়ার্ড বা সার্ভারের তথ্য দিয়ে iCloud, Yahoo, Zoho বা আপনার কোম্পানির নিজস্ব ইমেইল যুক্ত করুন।আপনার WhatsApp নম্বর নিরাপদ রাখুন (ছয়টি নিয়ম)WhatsApp Safety আপনার নম্বরকে Meta-র ব্লক থেকে বাঁচায়: আগে সম্মতি, ২৪ ঘণ্টার মধ্যে উত্তর, নিরাপদ দৈনিক সীমা, STOP সবসময় মানা হয়, আর মানের যাচাই।WhatsApp-এ সম্মতি দেওয়া ও তুলে নেওয়ার রেকর্ড রাখুনWhatsApp-এ মার্কেটিং শুধু রাজি হওয়া মানুষদের কাছে যায়। তাঁরা কীভাবে ও কবে রাজি হয়েছেন লিখে রাখুন, আর মনে রাখুন STOP সবসময় মানা হয়।সমস্যা দেখাতে আপনার স্ক্রিন রেকর্ড করুনস্ক্রিনশটের বদলে ৫ মিনিট পর্যন্ত আপনার স্ক্রিন (আর আপনার কণ্ঠ) রেকর্ড করে টিম চ্যাট বা হেল্প ডেস্ক-এর উত্তরে পাঠান।
মার্কেটিং
একটি ইমেইল ক্যাম্পেইন পাঠানএকটি নিউজলেটার লিখুন, যাঁরা রাজি হয়েছেন তাঁদের পাঠান, আর দেখুন কে খুলেছেন ও ক্লিক করেছেন।নিজে থেকে ফলো-আপ ইমেইল পাঠান (সিকোয়েন্স)WhatsApp, টেক্সট আর ইমেইলে নিজে থেকে ফলো-আপ পাঠান, যা কেউ উত্তর দিলে বা বুকিং করলেই থেমে যায়।একটি অটোমেশন তৈরি করুনকী কী নিজে থেকে চলছে দেখুন, আর সহজ ভাষায় লিখে সহকারীকে দিয়ে কাজ করিয়ে নিন।নতুন লিডদের নিজে থেকে উত্তর দিনপ্রতিটি নতুন লিডকে কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে ইমেইল, WhatsApp বা টেক্সটে উত্তর দিন — আর আপনার টিমকে জানান।আপনার সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্ট যুক্ত করুনFacebook, Instagram, LinkedIn, Bluesky ও আরও অনেক কিছু যুক্ত করুন, যাতে এক জায়গা থেকে পোস্ট করতে পারেন।সোশ্যাল পোস্টের পরিকল্পনা করে প্রকাশ করুনএকটি পোস্ট লিখুন, প্রতিটি নেটওয়ার্কের জন্য সঠিক সংস্করণ পান, আর সময় ঠিক করে রাখুন।বিজ্ঞাপন চালান ও অনুমোদন করুনখরচের সীমা, মালিকের অনুমোদন আর আপনার CRM থেকে আসল ফলাফলসহ Facebook ও Instagram বিজ্ঞাপন তৈরি করুন।গ্রাহকদের কাছে রিভিউ চানখুশি গ্রাহকদের কাছে নিজে থেকে Google রিভিউ চান, আর অখুশিদের কথা আগে নিজে আলাদাভাবে শুনুন।ওয়েবসাইটে আপনার রিভিউ ব্যাজ দেখানএকটি ছোট ব্যাজ দিয়ে ওয়েবসাইটে আপনার স্টার রেটিং দেখান, যা নিজে থেকেই আপডেট হয়।লয়্যালটি পয়েন্ট দিয়ে গ্রাহকদের পুরস্কার দিনগ্রাহকদের পয়েন্ট বা ভিজিটের স্ট্যাম্প দিন, আর তাঁদের পুরস্কার নিতে দিন।ভাউচার ও ডিসকাউন্ট কোড তৈরি করুনSUMMER10-এর মতো ডিসকাউন্ট কোড তৈরি করুন, আর গিফট ভাউচার বিক্রি করুন বা উপহার দিন।অন্য ব্যবসাকে আমন্ত্রণ জানান: এক মাস দিন, এক মাস পানঅন্য একটি ব্যবসাকে CompanyFlowHQ-তে আমন্ত্রণ জানান। তারা টাকা দেওয়া শুরু করলে আপনারা দুজনেই এক মাস ফ্রি পাবেন।একটি QR কোড বানানআপনার বুকিং পেজ, ফর্ম, ল্যান্ডিং পেজ, রিভিউ বা পেমেন্ট লিংকের জন্য একটি QR কোড বানান।একটি ল্যান্ডিং পেজ বানানএকটি অফার, ইভেন্ট বা বিজ্ঞাপনের জন্য একটি সহজ পেজ বানান। প্রতিটি জিজ্ঞাসা সরাসরি লিড-এ যায়।একটি লিংক-ইন-বায়ো পেজ বানানআপনার Instagram বা TikTok বায়োর জন্য আপনার বোতাম আর সাম্প্রতিক পোস্টসহ একটি গোছানো পেজ।
বিক্রি ও টাকা
অনলাইনে বুকিং নিনমানুষকে অনলাইনে সময় বুক করতে দিন, আর তাঁদের প্রোফাইল থেকে নিজেও বুক করে দিন।বুকিংয়ের ধরন ও খালি সময় সেট আপ করুনআপনি কী কী ধরনের অ্যাপয়েন্টমেন্ট দেন, তার সময়, দাম আর ডিপোজিটসহ সেট আপ করুন।ক্যাটালগে পণ্য ও সেবা যোগ করুনপণ্য ও সেবার একটি মূল্যতালিকা রাখুন, যাতে কোটেশন, ইনভয়েস আর পেজে সেখান থেকে বেছে নিতে পারেন।একটি কোটেশন বা প্রস্তাব পাঠানএমন একটি কোটেশন পাঠান যা গ্রাহক অনলাইনে গ্রহণ করতে পারেন, তারপর এক ট্যাপে সেটিকে ইনভয়েসে পরিণত করুন।একটি ইনভয়েস পাঠানইনভয়েস তৈরি করে পাঠান, অনলাইনে টাকা নিন, আর দেরিতে দেওয়া মানুষদের নিজে থেকে তাগাদা দিন।পেমেন্ট লিংক দিয়ে টাকা নিনএকটি নিরাপদ লিংক শেয়ার করুন, যেখানে গ্রাহকরা কার্ড, Apple Pay, Google Pay, ব্যাংক ট্রান্সফার বা PayPal দিয়ে টাকা দেন।কার্ডে টাকা নিতে Stripe যুক্ত করুনআপনার নিজের Stripe অ্যাকাউন্ট যুক্ত করুন, যাতে গ্রাহকরা কার্ড দিয়ে ইনভয়েসের টাকা দিতে পারেন। টাকা সরাসরি আপনার কাছে যায়।একটি ডকুমেন্টে স্বাক্ষর নিন (স্বাক্ষর)যেকোনো ফোনে স্বাক্ষরের জন্য একটি চুক্তি বা ফর্ম পাঠান, সাথে স্বাক্ষর করা PDF আর পুরো রেকর্ড।ক্লায়েন্টদের নিজস্ব পোর্টাল দিনপ্রত্যেক ক্লায়েন্টকে একটি প্রাইভেট পেজ দিন, যেখানে তাঁরা ডকুমেন্ট আপলোড, স্বাক্ষর, পেমেন্ট, আপনাকে মেসেজ আর তাঁদের অগ্রগতি দেখতে পারেন।আপনার রিপোর্ট পড়ুনযেকোনো সময়ের লিড, উৎস, বুকিং, বিক্রি আর টিমের সংখ্যা দেখুন — আর নিজের ড্যাশবোর্ড বানান।নিজে থেকে রিপোর্ট ইমেইল করুনপ্রতি সপ্তাহে একটি সারাংশ ইমেইল পান, অথবা প্রতি সপ্তাহে একটি শেয়ার করা ড্যাশবোর্ড ইমেইল করুন।আপনার প্ল্যান ও বিলিং বদলানআপনার CompanyFlowHQ প্ল্যান বদলান, বার্ষিক প্ল্যানে যান, অথবা কার্ড আপডেট করুন।অ্যাড-অন ও প্রিপেইড ক্রেডিটনিজের Twilio বা WhatsApp বিনা খরচে ব্যবহার করুন, অথবা প্রিপেইড ব্যালেন্স থেকে টাকা দিয়ে CompanyFlowHQ-এর কল ও টেক্সট — কখনো হঠাৎ কোনো বিল আসবে না।আপনার ব্যালেন্স টপ-আপ করুনকার্ড দিয়ে প্রিপেইড ক্রেডিট যোগ করুন, বড় অঙ্কে বোনাস ক্রেডিট পান, আর চাইলে অটো টপ-আপ চালু করুন।ভিডিও মিটিংয়ের লিংক যোগ করুন — Zoom, Teams বা Google Meet দিয়েZoom, Microsoft Teams, Google Meet বা নিজের লিংক বেছে নিন, যাতে ভিডিও বুকিং আর ক্লাসে নিজে থেকেই যোগ দেওয়ার লিংক যোগ হয়।একটি গ্রুপ ক্লাস চালানসিট, অপেক্ষার তালিকা আর সবার জন্য একটি যোগ দেওয়ার লিংকসহ অনলাইন ক্লাস চালান — ইমেইল আর রিমাইন্ডার আপনার হয়ে চলে যায়।সঙ্গে সঙ্গে একটি মিটিং শুরু করুনএকটি লিড থেকে বা টিম চ্যাট-এ সঙ্গে সঙ্গে ভিডিও মিটিং শুরু করুন, আর এক ট্যাপে লিংক পাঠান।সাবস্ক্রিপশন বাতিল করুন বা আবার শুরু করুনপেমেন্ট পরিচালনা থেকে যেকোনো সময় বাতিল করুন। টাকা দেওয়া সময় শেষ না হওয়া পর্যন্ত সবকিছু থাকে; তারপর ওয়ার্কস্পেস শুধু দেখা যায় (রিড-অনলি), আর আপনার ডেটা ৯০ দিন রাখা হয়।
টিম ও HR
আপনার টিমকে আমন্ত্রণ জানানএকজন সহকর্মীকে যোগ করুন এবং লগইন সেট আপ করার জন্য তাঁকে একটি প্রাইভেট, একবার-ব্যবহারের লিংক পাঠান।মানুষকে সঠিক ভূমিকা দিনপ্রত্যেকে কী দেখতে ও করতে পারবেন বেছে নিন: মালিক, অ্যাডমিন, HR ম্যানেজার, ম্যানেজার বা টিম সদস্য।কাস্টম ভূমিকা ও অনুমতি তৈরি করুননিজের একটি ভূমিকা বানান, যেমন “রিসেপশনিস্ট”, যেখানে ঠিক যে অংশ আর কাজগুলো দরকার সেগুলোই থাকবে।প্রত্যেকে কী দেখতে পাবেন বেছে নিনপ্রত্যেকে অ্যাপের কোন কোন অংশ ব্যবহার করতে পারবেন তাতে টিক দিন। যেটাতে টিক দেবেন না, সেটা তাঁর কাছ থেকে পুরোপুরি লুকানো থাকবে।টিম ও HR ব্যবহার করুনআপনার টিম এক জায়গায়: মানুষ, রোটা, সময়, ছুটি, কমপ্লায়েন্স, ডকুমেন্ট, খরচ, পারফরম্যান্স আর পেরোল।ছুটি চান ও অনুমোদন করুনছুটির আবেদন করুন, আর আপনার টিমের অনুরোধ অনুমোদন বা নামঞ্জুর করুন।কাজে ঢোকা ও বের হওয়ার সময় দিন (ক্লক ইন/আউট)ফোন থেকে ক্লক ইন ও আউট করুন, বিরতি নিন, আর আপনার সাপ্তাহিক টাইমশিট পাঠান।স্টাফদের ডকুমেন্ট রাখুনযে নীতিমালা সবার পড়া দরকার তা শেয়ার করুন, পে-স্লিপ আপলোড করুন, আর প্রত্যেকের ডকুমেন্ট নিরাপদে রাখুন।আপনার ক্যারিয়ার পেজে চাকরির বিজ্ঞাপন দিননিজের ক্যারিয়ার পেজে চাকরির বিজ্ঞাপন দিন। আবেদনকারীরা CV পাঠান এবং প্রার্থী হিসেবে যুক্ত হন।টিমের সাথে আপনার শহর শেয়ার করুনআপনার শহর দেখান (কখনো আপনার সঠিক অবস্থান নয়), যাতে টিম আপনার স্থানীয় সময় আর আবহাওয়া দেখতে পায়।ফাইল রাখুন ও শেয়ার করুন (আপলোড)আপনার আপলোড করা প্রতিটি স্প্রেডশিট দেখুন: কী নতুন ছিল, কী মিলিয়ে দেওয়া হয়েছে, আর কোনো সমস্যা আছে কিনা।স্টাফদের একে অপরের কাছ থেকে প্রাইভেট রাখুনএকই টিমে কাজ না করলে স্টাফরা যেন একে অপরের নাম, চ্যাট আর লিড না দেখেন।আপনার টিম কীভাবে সাইন ইন করেস্টাফদের জন্য: আপনার আমন্ত্রণ খুলুন, একটি পাসওয়ার্ড বেছে নিন, অ্যাকাউন্ট সুরক্ষিত করুন, তারপর প্রতিবার নিজের ইমেইল দিয়ে সাইন ইন করুন।আপনার অ্যাডমিন টিমে কাউকে যোগ করুনপ্ল্যাটফর্ম মালিক: যাঁরা CompanyFlowHQ নিজেই চালাতে সাহায্য করেন তাঁদের আমন্ত্রণ জানান, আর তাঁরা কোন অ্যাডমিন অংশগুলো ব্যবহার করবেন বেছে নিন।আপনার নাম ও ছবি বদলানআপনার ছবি যোগ করুন আর টিম যে নামটি দেখে তা বদলান। প্রত্যেকে শুধু নিজেরটাই সম্পাদনা করেন।নোট লিখুন ও টিমের সাথে শেয়ার করুননোট, চেকলিস্ট আর টেবিল লিখুন, সহকর্মীদের সাথে শেয়ার করুন, আর যা তাঁদের অবশ্যই পড়া দরকার তা হাইলাইট করুন।
ওয়েবসাইট ও ফর্ম
আপনার ওয়েবসাইটে চ্যাট বাবল যোগ করুনএক লাইনের কোড দিয়ে আপনার ওয়েবসাইটে একটি ফ্রি চ্যাট বাবল যোগ করুন।একটি ফর্ম বানানলাইভ প্রিভিউসহ এমন একটি জিজ্ঞাসার ফর্ম বানান যা লিড যোগ করে, অথবা একটি জরিপ।একটি জরিপ বা NPS প্রশ্ন পাঠানগ্রাহকদের জিজ্ঞেস করুন আপনি কেমন করছেন (NPS বা স্টার রেটিং), আর অখুশি উত্তরের ফলো-আপ করুন।আপনার ওয়েবসাইটে একটি ফর্ম বসানএক লাইনের কোড দিয়ে আপনার ফর্মটি নিজের ওয়েবসাইটে বসান।আপনার ওয়েবসাইটে ট্র্যাকিং কোড যোগ করুনভিজিটর, তাঁরা কোথা থেকে আসেন আর কী থেকে জিজ্ঞাসা আসে দেখতে ওয়েবসাইটে একটি ট্র্যাকিং লাইন যোগ করুন। কোনো কুকি নেই।আপনার ওয়েবসাইটের ভিজিটর ও তথ্য দেখুনএখন কে আপনার ওয়েবসাইটে আছেন, ভিজিটররা কোথা থেকে এসেছেন, কোন পেজ কাজ করছে আর কী থেকে জিজ্ঞাসা আসছে — সব দেখুন।নিজের ডোমেইন ব্যবহার করুনআপনার বুকিং পেজ, পোর্টাল আর ল্যান্ডিং পেজ নিজের ঠিকানায় দেখান, যেমন portal.yourbusiness.com।আপনার লোগো ও রং যোগ করুন (ব্র্যান্ডিং)ক্লায়েন্টরা যা দেখেন, সবকিছুতে আপনার লোগো, রং আর ব্যবসার নাম দিন।ওয়েবসাইটের রিপোর্ট ইমেইল ও অ্যালার্ট পানসাপ্তাহিক বা মাসিক ওয়েবসাইট ইমেইল পান, আর ভিজিট হঠাৎ বাড়লে, কমলে বা থেমে গেলে অ্যালার্ট পান। কিছু দেখার দরকার হলে আপনার ওয়েবসাইটের নিজস্ব আইকনে একটি ব্যাজ দেখায়।
সংযোগ
আপনার অন্য অ্যাপগুলো যুক্ত করুনবাইরের প্রতিটি সার্ভিস কোথায় যুক্ত করবেন, আর প্রতিটি কী কাজ করে।Facebook ও Instagram থেকে লিড পানFacebook ও Instagram-এর লিড ফর্মের এন্ট্রিগুলো কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে CompanyFlowHQ-তে আনুন।আপনার Meta (Facebook) অ্যাপ সেট আপ করুনশুধু প্ল্যাটফর্ম মালিকের জন্য: Meta (Facebook) অ্যাপের যে তথ্যগুলো দিলে প্রতিটি গ্রাহক এক ক্লিকে যুক্ত হতে পারেন।Meta webhook verify token — সহজ ব্যাখ্যাশুধু প্ল্যাটফর্ম মালিকের জন্য: Meta webhook verify token কী, এটি কোথা থেকে আসে আর কোথায় বসে।Instagram ও Messenger-এর মেসেজের উত্তর দিনInstagram DM আর Facebook Messenger-এর উত্তর আপনার ইনবক্স-এ দিন।Google Ads যুক্ত করুনআপনার বিজ্ঞাপন অ্যাকাউন্ট দেখতে আর Google লিড ফর্মের লিড সরাসরি আনতে Google Ads যুক্ত করুন।Google Analytics যুক্ত করুনCompanyFlowHQ-এর ভেতরেই আপনার Google Analytics আর Search Console-এর সংখ্যাগুলো দেখুন।আপনার Google Business Profile যুক্ত করুনএখানেই আপনার Google রিভিউ দেখুন ও উত্তর দিন, আর আপনার রিভিউ ব্যাজ হালনাগাদ রাখুন।আপনার ক্যালেন্ডার সিঙ্ক করুনবুকিংগুলো আপনার Google বা Outlook ক্যালেন্ডারে পাঠান, আর ব্যস্ত সময়গুলো আটকে রাখুন।Zapier বা Make যুক্ত করুনXero, Slack আর Google Sheets-এর মতো ৭,০০০+ অ্যাপের সাথে CompanyFlowHQ যুক্ত করুন। কোনো কোড লাগবে না।একটি API কী তৈরি করুনএকটি কী তৈরি করুন, যাতে আপনার ওয়েবসাইট বা অন্য কোনো সিস্টেম CompanyFlowHQ-তে ডেটা পড়তে ও লিখতে পারে।ওয়েবহুক দিয়ে অন্য অ্যাপে ডেটা পাঠানকিছু ঘটলেই (নতুন লিড, ইনভয়েস পরিশোধ…) আমরা আপনার ঠিকানায় একটি স্বাক্ষরিত মেসেজ পাঠাই।AI সহকারী চালু করুনAI সারাংশ, উত্তরের খসড়া, ডকুমেন্ট পড়া আর অফিস সময়ের বাইরে চ্যাট সহকারী চালু করুন।মিটিং লিংকের জন্য Zoom যুক্ত করুননিজের Zoom অ্যাকাউন্ট যুক্ত করুন, যাতে ভিডিও বুকিং, ক্লাস আর তাৎক্ষণিক মিটিংয়ে নিজে থেকেই Zoom লিংক যোগ হয়।Microsoft Teams মিটিং লিংক বানানভিডিও বুকিংয়ের জন্য Microsoft Teams ব্যবহার করুন: আমরা আপনার Outlook ক্যালেন্ডারের মাধ্যমে Teams লিংক বানাই।Google Meet লিংক বানানভিডিও বুকিংয়ের জন্য Google Meet ব্যবহার করুন: আমরা আপনার Google Calendar-এর মাধ্যমে Meet লিংক বানাই।
নিরাপত্তা ও অ্যাকাউন্ট
ইমেইলে সাইন-ইন কোড পানপ্রতিবার সাইন ইন করার সময় ইমেইলে ছয় অঙ্কের একটি কোড পান — দুই-ধাপের সাইন-ইনের সহজ পদ্ধতি।দুই-ধাপের সাইন-ইন চালু করুনপাসওয়ার্ডের পরে একটি দ্বিতীয় ধাপ দিয়ে অ্যাকাউন্ট সুরক্ষিত রাখুন: Face ID বা আঙুলের ছাপ, একটি অথেনটিকেটর অ্যাপ, অথবা ইমেইল কোড।Face ID বা আঙুলের ছাপ দিয়ে সাইন ইন করুন (পাসকি)কোড লেখার বদলে Face ID, Touch ID, আঙুলের ছাপ বা Windows Hello দিয়ে সাইন ইন করুন।কেউ সাইন ইন করলে সতর্কবার্তা পানসাম্প্রতিক সাইন-ইন আর মনে রাখা ডিভাইসগুলো দেখুন, আর যা চিনতে পারছেন না তা সাইন আউট করুন।আপনার নিরাপত্তা কেন্দ্র দেখুনমালিক ও অ্যাডমিন: টিমের জন্য দুই-ধাপের সাইন-ইন বাধ্যতামূলক করুন, আর কার্যকলাপ লগে দেখুন কে কী করেছেন।আপনার পাসওয়ার্ড বদলাননিজের পাসওয়ার্ড বদলান।ভুলে যাওয়া পাসওয়ার্ড রিসেট করুনপাসওয়ার্ড মনে না থাকলে একটি ইমেইল লিংক দিয়ে রিসেট করুন।ব্যাকআপ নিন ও আপনার ডেটা ডাউনলোড করুনপ্ল্যাটফর্ম মালিক: প্রতি রাতের এনক্রিপ্ট করা ব্যাকআপ কীভাবে কাজ করে, আর কীভাবে একটি চালাবেন বা ডাউনলোড করবেন।আপনার ডেটা ডাউনলোড করুনআপনার ওয়ার্কস্পেসের সবকিছু একটি ZIP হিসেবে ডাউনলোড করুন (UK GDPR), অথবা ওয়ার্কস্পেসটি মুছে ফেলার অনুরোধ করুন।একজন মানুষের ডেটা মুছে ফেলুন (GDPR)কেউ চাইলে তাঁর ডেটা মুছে ফেলুন (ভুলে যাওয়ার অধিকার)।একটি প্রাইভেট টেস্ট ওয়ার্কস্পেসে অনুশীলন করুনপ্ল্যাটফর্ম টিম: একটি প্রাইভেট টেস্ট ওয়ার্কস্পেসে অনুশীলন করুন, যেখান থেকে আসল গ্রাহকদের কাছে কিছুই যায় না।সাইন আউট করুন, আর অন্য ডিভাইস থেকেও সাইন আউট করুননামের মেনু থেকে এই ডিভাইসে সাইন আউট করুন, আর নিরাপত্তা থেকে অন্য সব ফোন বা কম্পিউটারে সাইন আউট করুন।Google বা Microsoft দিয়ে সাইন ইন করুনআপনার Google বা Microsoft অ্যাকাউন্ট একবার যুক্ত করুন, তারপর এক ট্যাপে সাইন ইন করুন — কোনো পাসওয়ার্ড মনে রাখতে হবে না।ইমেইল লিংক দিয়ে সাইন ইন করুনপাসওয়ার্ড নেই? আমরা আপনাকে একটি সাইন-ইন লিংক (আর একটি ৬ অঙ্কের কোড) ইমেইল করি, যা একবারই কাজ করে, ১৫ মিনিটের জন্য।ফোন হারিয়েছেন? রিকভারি কোড দিয়ে সাইন ইন করুননতুন বা হারানো ফোন? আপনার ১০টি রিকভারি কোডের একটি (বা একটি ইমেইল কোড) দিয়ে সাইন ইন করুন, তারপর আবার দুই-ধাপের সাইন-ইন সেট আপ করুন।যে ইমেইল দিয়ে সাইন ইন করেন তা বদলানআপনার সাইন-ইন ইমেইল স্থির থাকে, যাতে কেউ চুপিচুপি আপনার অ্যাকাউন্ট দখল করতে না পারে। নতুন ঠিকানায় যাওয়ার উপায় এখানে।আপনার পুরো ওয়ার্কস্পেস মুছে ফেলুনশুধু মালিক: পুরো ওয়ার্কস্পেস মুছে ফেলতে আমাদের বলুন (UK GDPR)। ১৪ দিন কিছুই মোছা হয় না — তারপর আমরা দেখে নিয়ে ৩০ দিনের মধ্যে কাজ শেষ করি।
সমস্যার সমাধান
ইমেইল যাচ্ছে নাইমেইল পৌঁছাচ্ছে না? এই যাচাইগুলো ক্রমানুসারে করে দেখুন।Facebook-এর লিড আসছে নাFacebook বা Instagram-এর লিড আসছে না? এগুলো ক্রমানুসারে দেখুন।ওয়েবসাইটের ভিজিট দেখা যাচ্ছে নাওয়েবসাইটের ভিজিট দেখা যাচ্ছে না? নিশ্চিত হোন যে ট্র্যাকিং লাইনটি সত্যিই আপনার সাইটে আছে।আমি সাইন ইন করতে পারছি নাভেতরে ঢুকতে পারছেন না? এই সমাধানগুলো চেষ্টা করুন।নোটিফিকেশন আসছে নানোটিফিকেশন পাচ্ছেন না? ডিভাইস, ব্রাউজার আর আপনার পছন্দগুলো দেখুন।আমার CSV ইমপোর্ট ঠিকমতো হয়নিআপলোডে গোলমাল? সাধারণ সমস্যাগুলো এভাবে ঠিক করুন।সঠিক কী, কোড বা আইডি খুঁজে পেস্ট করুনকী, কোড আর আইডি কীভাবে শুরু হয় দেখে কীভাবে আলাদা করবেন — আর সঠিকটি সঠিক বক্সে পেস্ট করবেন।CompanyFlowHQ সাপোর্টে যোগাযোগ করুনগাইডে খুঁজে পাননি? সাহায্য সহকারী থেকে CompanyFlowHQ টিমকে একটি মেসেজ পাঠান। আমরা ইমেইলে উত্তর দিই।
151টি গাইড।