プライバシーに関するお知らせ

1. データの管理者

Any Media Boost Ltdは、本サービスの運営者であり、アカウント、請求およびウェブサイトに関する情報の管理者（controller）である。各顧客組織は通常、自らの非公開のワークスペースに入力した従業員、応募者、リードおよび連絡先の情報の管理者である。当該ワークスペースのデータについて、CompanyFlowHQは、当社のデータ処理契約に基づき、その組織のサービス提供者および処理者（processor）として行動する。

当社は、次の情報の管理者である。

• お客様のアカウント情報およびログイン記録（GoogleまたはMicrosoftでログインする場合を含む）
• お客様のCompanyFlowHQのサブスクリプションおよびクレジットに関する請求記録（Stripeが当社のために処理する）
• 新規登録、ログインおよび公開フォームにおけるボット対策のチェック（Cloudflare Turnstileが当社のために実施する）
• お客様が当社に送信するサポートメールその他のメッセージ
• 当社のウェブサイトへの訪問

2. 当社が収集する情報

当社は、アカウント名、業務用メールアドレス、認証記録、従業員および人事の記録、求職者、リードの連絡先情報、同意の記録、キャンペーン情報、メッセージの配信イベント、監査アクティビティ、IPアドレスに基づくセキュリティ記録、ならびにサポートに関するやり取りを処理することがある。パスワードは、ソルト付きの暗号学的ハッシュとしてのみ保存する。連携サービスのトークンは暗号化する。

3. 利用目的

• 顧客が依頼したCRM、マーケティングオートメーションおよび人事のサービスを提供するため。
• ユーザーを認証し、不正利用を防止し、ワークスペースを保護するため。
• 顧客の指示および記録された同意設定に従ってのみメッセージを送信するため。
• 配信記録を維持し、障害を診断し、信頼性を向上させるため。
• 法律、税務、不正防止およびセキュリティに関する義務を履行するため。

4. 法的根拠

状況に応じて、処理は、契約の履行、本サービスの運営および保護に関する正当な利益、法令の遵守、または同意に基づいて行われる。顧客は、自らがアップロードし、または連絡する個人について適法な根拠を有すること、およびマーケティングの配信停止を尊重することについて責任を負う。

5. サービス提供事業者

CompanyFlowHQはCloudflare上で運営されている（ホスティング、データベース、ファイルストレージ、バックアップ、AI機能、ボット対策のチェック、受信メールの転送、およびライブ画面共有の接続支援）。当社は、メールの配信にResendを、サブスクリプションの決済にStripeを、アプリの書体の表示にGoogle Fontsを利用している。その他の提供事業者は、ワークスペースが接続を選択した場合にのみ関与する：Google（ログイン、カレンダー、Google Meetのリンク、アナリティクス、Search Console、ビジネスプロフィール、広告）、Microsoft（ログイン、Outlookのメールおよびカレンダー、Microsoft Teamsのリンク）、Zoom（ミーティングのリンク）、Meta（Facebook、Instagram、Messenger、WhatsApp、Threads）、TwilioおよびZadarma（SMSおよび通話）、事業者自身のStripeアカウント（請求書および予約の支払い）、ならびにワークスペースが連携するSNS、メールボックスおよび自動化ツール。

共有されるのは、選択された機能に必要な最小限の情報のみである。一部の提供事業者は、英国国際データ移転契約（UK International Data Transfer Agreement）や、EU標準契約条項に対する英国補遺（UK Addendum to the EU Standard Contractual Clauses）などの認められた保護措置のもとで、英国外でデータを処理する。各事業者が受け取る情報とその所在地を含む最新の完全な一覧は、再委託先処理者一覧に掲載している。

6. AI機能

AIアシスタント（要約、返信の下書き、通話メモ、書類の読み取り、キャプション、翻訳など）は、Cloudflare自身のネットワーク上のCloudflare Workers AIで動作する。お客様のデータがAIモデルの学習に使用されることはない。AIによる提案はワークスペースの利用者を支援するためのものであり、当社は、それを用いて、いかなる者に対しても法的効果またはこれと同様の重大な影響を及ぼす、自動処理のみに基づく決定を行うことはない。

7. 通話の録音、画面の録画およびライブ画面共有

• 通話の録音。ワークスペースは、通話を録音するかどうかを選択できる。録音する場合、通話がつながる前に録音の案内が再生される。ワークスペースは、録音について関係者に伝え、そのための適法な根拠を有しなければならない。
• 画面の録画。ワークスペースは、問題の内容を示してもらうために、顧客に画面の録画を依頼することができる。録画する内容、および開始と停止のタイミングは本人が選択する。ワークスペースは、録画がどのように利用されるかを本人に伝えなければならない。
• ライブ画面共有。共有画面は参加しているブラウザー間で直接（ピアツーピアで）送信され、当社が録画または保存することはない。直接接続できない場合、暗号化されたストリームがCloudflareのRealtime TURNサービスを経由して中継されることがあるが、同サービスはこれを保存しない。接続の確立に必要な情報は、共有の終了から24時間後に削除される。

ワークスペースにおけるセキュリティアクティビティの記録

ワークスペースのオーナーは、自社のデータを保護するために「アクティビティと脅威」を利用することができる。これが利用される場合、CompanyFlowHQは、当該ワークスペースについて、各ユーザーがアプリ内で行った操作を記録する。

• 記録される内容。ログインおよびログインの失敗、開いたページ、レコードの閲覧・エクスポート・変更・削除、設定およびアクセス権の変更。日時、IPアドレス、おおよその位置（市区町村と国）、ネットワークおよびデバイスの種類とともに記録される。
• 記録されない内容。メッセージの内容、入力された文字、画面の内容、およびアプリ外のあらゆる情報。
• 目的。ワークスペースのデータを安全に保つため：攻撃、パスワードの盗用およびデータの窃取を検知する。通常と異なるアクティビティがあった場合、オーナーが確認するまでアカウントが一時停止されることがある。その後の対応は、必ず人が判断する。
• 閲覧できる者。ワークスペースのオーナーのみ。スタッフには、ログイン時にこの記録について通知される。
• 保管期間。オーナーが選択した期間（30日、90日、180日または365日。初期設定は180日）保管され、その後自動的に削除される。

この記録について、ワークスペースが管理者であり、当社はその処理者として行動する。ご質問のあるスタッフは、雇用主にお問い合わせいただきたい。

8. Cookieおよび類似の保存技術

CompanyFlowHQは、広告用または行動追跡用のCookieを設定しない。当社が使用するのは次のものに限られる。

• ログイン用Cookie（厳密に必要なもの）。安全なセッションCookieにより、最長7日間ログイン状態が維持される。有効期間の短いCookie（10～30分）は、ログイン、2段階認証、新規登録およびZoomの接続を保護する。デバイスCookieにより、お客様のアカウントが新しいデバイスで使用された際に当社が警告できる。
• 紹介用Cookie。紹介リンクから訪問した場合、紹介をクレジットとして反映できるよう、Cookieが紹介コードを30日間記憶する。
• ライブチャットウィジェット（これを利用しているウェブサイトの場合）：ブラウザーのローカルストレージに、会話を継続するためのランダムな訪問者キー（cfw_v_…）が保存され、チャットボタンを表示済みであること（cfchat_seen_…）が記録される。セッションストレージには、タブを閉じるまで、訪問時のページのキャンペーン情報（cfchat_utm）が保存される。
• ウェブサイトの訪問者統計（これを利用しているウェブサイトの場合）：Cookieは使用しない。サイトのオーナーは自分の訪問を集計対象外にすることができ、その場合、オーナーのブラウザーにcfhq_ignoreが保存される。
• アプリの設定。アプリは、言語、外観、サウンドの選択など一部の設定を、ブラウザーのローカルストレージに保存する。
• Google Fonts。アプリは書体をGoogleから読み込む。Googleは、フォントを送信するためにお客様のIPアドレスおよびブラウザーの情報を受け取る。
• Cloudflare Turnstile。新規登録、ログインおよび一部の公開フォームにおいて、Cloudflareはお客様のIPアドレスおよびブラウザーの情報を用いて、お客様がボットでないことを確認する。

必須ではない分析ツールまたはCookieを追加する場合、当社は事前にお客様の同意を求める。

CompanyFlowHQのスマートフォン・タブレット用アプリ

iPhone、iPadおよびAndroid用のアプリは、ウェブサイトと同じワークスペースを表示し、本お知らせに従う。広告、他のアプリやウェブサイトをまたいだトラッキング、第三者の分析ツールは一切ない。ウェブサイトが保存するものに加えて、アプリは次のものを使用する。

• ログイン。スマートフォンの安全なストレージ（iPhoneのキーチェーン／Android Keystore）に保存されるランダムなログイントークン。当社はそのフィンガープリントのみを、デバイス名、プラットフォーム、アプリのバージョンおよびおおよその場所とともに保存し、お客様が「設定 → セキュリティ」でそのスマートフォンを確認し、ログアウトさせられるようにしている。Appleでサインインを使用する場合、Appleは当社に固定のIDと、お客様が共有を選択したメールアドレス（非公開のリレーアドレスの場合がある）を提供する。
• 通知。お客様が選択した通知を届けるために、Expoのプッシュサービスを通じてAppleのプッシュ通知サービス（Apple Push Notification service）またはGoogle Firebase Cloud Messagingに送信されるプッシュトークン。ログアウトすると削除される。
• マイク。アプリで発信または応答する業務上の通話中にのみ使用する。通話は、ワークスペースの通話サービス提供事業者（Twilioなど）が取り扱う。
• 位置情報。出勤または退勤の打刻時に、ワークスペースが位置の確認を求める場合にのみ使用する。その時点で一度だけ取得され、その打刻記録とともに保存される。バックグラウンドで取得することはない。
• カメラおよび写真。お客様が写真の撮影または選択を選んだ場合（チャット、メール、領収書またはプロフィール用）にのみ使用する。アップロードされるのは、お客様が選んだ画像のみである。
• Face ID／指紋認証。お客様のスマートフォン自体が確認を行う。当社が生体データを受け取ることはない。
• 問題レポート。お客様が「問題レポートを送信」を押した場合に限り、短い技術ログ（アプリのバージョン、スマートフォンの機種、アプリの動作内容）を送信する。お客様のメモやパスワードが含まれることはない。

お客様は、アプリ内でいつでもアカウントを削除することができる：「個人設定 → アカウントを削除」。チームメンバーのアカウントは直ちに削除される（その者が事業のために行った作業はワークスペースに残る）。ワークスペースの唯一のオーナーが削除する場合は、以下に記載のとおり、ワークスペース全体が閉鎖される。

9. データの保管期間

データは、ワークスペースが有効である間、およびセキュリティ、法令または紛争対応の目的で合理的に必要な期間、保管される。具体的には次のとおりである。

• サブスクリプションが終了した場合、またはトライアルが有料プランに移行しなかった場合、ワークスペースは90日間閲覧のみの状態となる。当社は、削除される可能性が生じる前にオーナーにメールで通知する。その後、当社のチームが確認し、30日以内に削除する。
• オーナーがワークスペースの削除を依頼した場合、14日間は何も削除されず（それまではキャンセルできる）、当社のチームが依頼から30日以内に削除する。
• お客様のCompanyFlowHQのサブスクリプションおよびクレジットに関する請求記録は、英国の税法の定めに従い、ワークスペースの削除後6年間保管される。
• 画面の録画は90日後に自動的に削除される。
• 顧客がアップロードした画面の録画のうち、24時間以内にリクエストにひも付けられなかったものは削除される。
• インサイトのために収集したSNSのコメントおよびメンションは、90日後に削除される。
• AIによる通話メモおよび文字起こしは、ワークスペースが選択した期間（30日、90日、180日もしくは365日、または削除されるまで保管。初期設定は90日）の経過後に削除される。通話の録音および留守番電話は、ワークスペースが設定を有効にした場合は同じ期間の経過後に削除され、それ以外の場合はワークスペースが削除するまで保管される。
• セキュリティアクティビティ（監査）ログは、約1年間保管される。
• ワークスペースのセキュリティアクティビティの記録は、オーナーが選択した期間（30日、90日、180日または365日。初期設定は180日）の経過後に削除される。
• ログインセッションは7日後に有効期限が切れると使用できなくなり、お客様がログアウトするか、他のデバイスからログアウトさせた時点で削除される。
• 暗号化されたバックアップは、ローテーション方式（日次30件、月次12件、年次5件のコピー）で保管されるため、削除されたデータは、そのコピーの保管期限が切れるまでバックアップ内に残る場合がある。アップロードされたファイルは別途バックアップされ、削除されたファイルは35日以内にそのファイルバックアップから削除される。

10. セキュリティ

当社は、暗号化された通信、安全なCookie、アクセス制御、レート制限、監査記録、および暗号化された連携サービスの認証情報を使用している。インターネット上のいかなるサービスも、完全なセキュリティを約束することはできない。

11. 子ども

CompanyFlowHQは事業者向けのサービスであり、18歳未満の者を対象としていない。当社は、子どものアカウントを故意に作成することはない。

12. お客様の権利

適用される法令に応じて、お客様は、アクセス、訂正、データポータビリティ、処理の制限、異議申立てまたは削除を請求することができる。当社がお客様の同意に依拠している場合、お客様はいつでも同意を撤回することができる。撤回は、撤回前に当社が行った処理に影響しない。ワークスペースのオーナーは、「設定 → データ」から、ワークスペース全体の構造化されたコピーをダウンロードし、その削除を依頼することができる。オーナーおよび管理者は、特定の個人のデータをそのレコードからエクスポートし、「設定 → 個人のデータを消去」から特定の個人を消去することができる。従業員、リードおよび応募者は、通常、まず自らの情報を収集した組織に連絡すべきである。

お客様は、英国のデータ保護規制当局である英国個人情報保護監督機関（Information Commissioner’s Office、ICO）に対し、ico.org.ukまたは電話0303 123 1113で苦情を申し立てる権利を有する。当社としては、まずお客様のご懸念に対応する機会をいただければ幸いである。

13. お問い合わせ

privacy@companyflowhq.comまでメールで、または郵送の場合はAny Media Boost Ltd, 117 St Paul’s Avenue, Harrow, HA3 9PT, United Kingdom宛てにお問い合わせいただきたい。