رازداری کا نوٹس

1۔ ڈیٹا کا کنٹرولر کون ہے

اکاؤنٹ، بلنگ اور ویب سائٹ کی معلومات کے لیے Any Media Boost Ltd سروس کا منتظم اور ڈیٹا کنٹرولر ہے۔ ہر گاہک ادارہ عام طور پر اپنے نجی ورک اسپیس میں درج ملازمین، درخواست دہندگان، لیڈز اور رابطوں کی معلومات کا کنٹرولر ہوتا ہے۔ اس ورک اسپیس ڈیٹا کے لیے CompanyFlowHQ، ہمارے ڈیٹا پروسیسنگ معاہدے کے تحت، اس کے سروس فراہم کنندہ اور پروسیسر کے طور پر کام کرتا ہے۔

ہم ان کے کنٹرولر ہیں:

• آپ کے اکاؤنٹ کی تفصیلات اور سائن اِن کے ریکارڈ، بشمول Google یا Microsoft سے سائن اِن کرنا؛
• آپ کی CompanyFlowHQ سبسکرپشن اور کریڈٹ کے بلنگ ریکارڈ، جنہیں ہمارے لیے Stripe پروسیس کرتا ہے؛
• سائن اپ، سائن اِن اور عوامی فارمز پر بوٹ کی جانچ، جو ہمارے لیے Cloudflare Turnstile کرتا ہے؛
• سپورٹ ای میلز اور آپ کے بھیجے گئے دیگر پیغامات؛ اور
• ہماری اپنی ویب سائٹ کے دورے۔

2۔ ہم کون سی معلومات جمع کرتے ہیں

ہم اکاؤنٹ کے نام، کاروباری ای میل پتے، تصدیق کے ریکارڈ، ملازمین اور HR ریکارڈ، ملازمت کے درخواست دہندگان، لیڈز کے رابطے کی تفصیلات، رضامندی کے ریکارڈ، مہمات کی معلومات، پیغامات کی ترسیل کے واقعات، آڈٹ سرگرمی، IP پتوں سے حاصل سیکیورٹی ریکارڈ اور سپورٹ مواصلات پروسیس کر سکتے ہیں۔ پاس ورڈز صرف سالٹڈ کرپٹوگرافک ہیش کی صورت میں محفوظ کیے جاتے ہیں۔ سروس فراہم کنندگان کے ٹوکن انکرپٹ کیے جاتے ہیں۔

3۔ ہم اسے کیوں استعمال کرتے ہیں

• کسی گاہک کی طلب کردہ CRM، مارکیٹنگ آٹومیشن اور HR سروس فراہم کرنے کے لیے۔
• صارفین کی تصدیق، غلط استعمال کی روک تھام اور ورک اسپیسز کی حفاظت کے لیے۔
• صرف گاہک کی ہدایات اور درج شدہ رضامندی کی سیٹنگز کے تحت پیغامات بھیجنے کے لیے۔
• ترسیل کے ریکارڈ رکھنے، ناکامیوں کی تشخیص اور بھروسے کو بہتر بنانے کے لیے۔
• قانونی، ٹیکس، دھوکا دہی کی روک تھام اور سیکیورٹی کی ذمہ داریاں پوری کرنے کے لیے۔

4۔ قانونی بنیادیں

سیاق و سباق کے مطابق، پروسیسنگ معاہدے کی تکمیل، سروس چلانے اور محفوظ رکھنے میں جائز مفادات، قانون کی تعمیل، یا رضامندی پر مبنی ہوتی ہے۔ گاہک جن لوگوں کا ڈیٹا اپ لوڈ کرتے ہیں یا جن سے رابطہ کرتے ہیں، ان کے لیے جائز بنیاد رکھنے اور مارکیٹنگ آپٹ آؤٹ کا احترام کرنے کے ذمہ دار ہیں۔

5۔ سروس فراہم کنندگان

CompanyFlowHQ، Cloudflare پر چلتا ہے (ہوسٹنگ، ڈیٹا بیس، فائل اسٹوریج، بیک اپ، AI سہولیات، بوٹ کی جانچ، آنے والی ای میل آگے بھیجنا اور براہِ راست اسکرین شیئرنگ کے کنکشن میں مدد)۔ ہم ای میل پہنچانے کے لیے Resend، سبسکرپشن کی ادائیگیاں لینے کے لیے Stripe اور ایپ کا ٹائپ فیس دکھانے کے لیے Google Fonts استعمال کرتے ہیں۔ دوسرے فراہم کنندگان صرف اسی وقت شامل ہوتے ہیں جب کوئی ورک اسپیس انہیں جوڑنے کا انتخاب کرے: Google (سائن اِن، Google Calendar، Google Meet لنکس، Google Analytics، Search Console، Business Profile، Google Ads)، Microsoft (سائن اِن، Outlook میل اور کیلنڈر، Microsoft Teams لنکس)، Zoom (میٹنگ لنکس)، Meta (Facebook، Instagram، Messenger، WhatsApp، Threads)، Twilio اور Zadarma (SMS اور کالز)، کسی کاروبار کا اپنا Stripe اکاؤنٹ (انوائس اور بکنگ کی ادائیگیاں)، اور وہ سوشل نیٹ ورکس، میل باکسز اور آٹومیشن ٹولز جو وہ جوڑتا ہے۔

منتخب کام کے لیے ضروری کم سے کم معلومات ہی شیئر کی جاتی ہیں۔ کچھ فراہم کنندگان تسلیم شدہ حفاظتی انتظامات کے تحت UK سے باہر ڈیٹا پروسیس کرتے ہیں، جیسے UK بین الاقوامی ڈیٹا منتقلی معاہدہ (UK International Data Transfer Agreement) یا EU کی معیاری معاہداتی شقوں کا UK ضمیمہ (UK Addendum to the EU Standard Contractual Clauses)۔ مکمل، موجودہ فہرست، ہر فراہم کنندہ کو کیا ملتا ہے اور کہاں، کے ساتھ ذیلی پروسیسرز کی فہرست میں ہے۔

6۔ AI سہولیات

AI معاونین (جیسے خلاصے، جوابات کے مسودے، کال نوٹس، دستاویزات پڑھنا، کیپشنز اور ترجمہ) Cloudflare Workers AI پر، Cloudflare کے اپنے نیٹ ورک پر چلتے ہیں۔ آپ کا ڈیٹا AI ماڈلز کی تربیت کے لیے استعمال نہیں ہوتا۔ AI کی تجاویز ورک اسپیس کے لوگوں کی مدد کے لیے ہیں: ہم انہیں ایسے فیصلے کرنے کے لیے استعمال نہیں کرتے جو مکمل طور پر خودکار پروسیسنگ پر مبنی ہوں اور کسی پر قانونی یا اسی طرح کے اہم اثرات رکھتے ہوں۔

7۔ کال ریکارڈنگ، اسکرین ریکارڈنگ اور براہِ راست اسکرین شیئرنگ

• کال ریکارڈنگ۔ کوئی ورک اسپیس کالز ریکارڈ کرنے کا انتخاب کر سکتا ہے۔ ایسا کرنے پر کال جڑنے سے پہلے ریکارڈنگ کا نوٹس سنایا جاتا ہے۔ ورک اسپیس کو لوگوں کو ریکارڈنگ کے بارے میں بتانا ہوگا اور اس کی جائز بنیاد ہونی چاہیے۔
• اسکرین ریکارڈنگ۔ کوئی ورک اسپیس کسی مسئلے کو دکھانے کے لیے گاہک سے اس کی اسکرین ریکارڈ کرنے کو کہہ سکتا ہے۔ وہ شخص خود چنتا ہے کہ کیا ریکارڈ کرنا ہے اور کب شروع اور بند کرنا ہے۔ ورک اسپیس کو لوگوں کو بتانا ہوگا کہ ریکارڈنگ کیسے استعمال ہوگی۔
• براہِ راست اسکرین شیئرنگ۔ اسکرین شیئرز شریک براؤزرز کے درمیان براہِ راست (پیئر ٹو پیئر) بھیجے جاتے ہیں اور ہم انہیں ریکارڈ یا محفوظ نہیں کرتے۔ اگر براہِ راست کنکشن ممکن نہ ہو تو انکرپٹڈ اسٹریم Cloudflare کی Realtime TURN سروس کے ذریعے بھیجی جا سکتی ہے، جو اسے محفوظ نہیں کرتی۔ کنکشن قائم کرنے کے لیے ضروری تفصیلات شیئر ختم ہونے کے 24 گھنٹے بعد حذف کر دی جاتی ہیں۔

ورک اسپیس میں سیکیورٹی سرگرمی کا ریکارڈ

ورک اسپیس کا مالک اپنے کاروبار کے ڈیٹا کی حفاظت کے لیے سرگرمی اور خطرات کی سہولت استعمال کر سکتا ہے۔ اس کے استعمال پر CompanyFlowHQ اس ورک اسپیس کے لیے ریکارڈ کرتا ہے کہ اس کا ہر صارف ایپ میں کیا کرتا ہے:

• کیا ریکارڈ ہوتا ہے۔ سائن اِن اور ناکام سائن اِن، کھولے گئے صفحات، کھولے، ایکسپورٹ، تبدیل یا حذف کیے گئے ریکارڈ، اور سیٹنگز و رسائی میں تبدیلیاں، ساتھ میں وقت، IP ایڈریس، اندازاً مقام (شہر اور ملک)، نیٹ ورک اور ڈیوائس کی قسم۔
• کیا کبھی ریکارڈ نہیں ہوتا۔ پیغامات کا مواد، جو ٹائپ کیا جاتا ہے، اسکرین کا مواد یا ایپ سے باہر کی کوئی بھی چیز۔
• کیوں۔ ورک اسپیس کا ڈیٹا محفوظ رکھنے کے لیے: حملے، چوری شدہ پاس ورڈ اور ڈیٹا کی چوری پکڑنے کے لیے۔ غیر معمولی سرگرمی پر مالک کے جائزے تک اکاؤنٹ روکا جا سکتا ہے؛ آگے کیا ہوگا، یہ ہمیشہ کوئی انسان طے کرتا ہے۔
• اسے کون دیکھ سکتا ہے۔ صرف ورک اسپیس کے مالکان۔ عملے کو سائن اِن کرتے وقت اس کی اطلاع دی جاتی ہے۔
• کتنی مدت تک۔ مالک جو مدت منتخب کرے (30، 90، 180 یا 365 دن؛ بطورِ طے شدہ 180 دن)، اس کے بعد یہ خودکار طور پر حذف ہو جاتا ہے۔

اس ریکارڈ کے لیے ورک اسپیس کنٹرولر ہے اور ہم اس کے پروسیسر کے طور پر کام کرتے ہیں۔ جن عملے کے ارکان کے سوالات ہوں، وہ اپنے آجر سے پوچھیں۔

8۔ کوکیز اور اسی طرح کی اسٹوریج

CompanyFlowHQ اشتہاری یا رویے کی نگرانی والی کوکیز نہیں لگاتا۔ ہم صرف یہ استعمال کرتے ہیں:

• سائن اِن کوکیز (قطعی ضروری)۔ ایک محفوظ سیشن کوکی آپ کو 7 دن تک سائن اِن رکھتی ہے۔ مختصر مدت کی کوکیز (10 سے 30 منٹ) سائن اِن، دو مرحلہ سائن اِن، سائن اپ اور Zoom جوڑنے کی حفاظت کرتی ہیں۔ ایک ڈیوائس کوکی ہمیں آپ کو خبردار کرنے دیتی ہے جب آپ کا اکاؤنٹ کسی نئی ڈیوائس پر استعمال ہو۔
• ریفرل کوکی۔ اگر آپ ریفرل لنک سے آتے ہیں تو ایک کوکی 30 دن تک ریفرل کوڈ یاد رکھتی ہے تاکہ ریفرل کا کریڈٹ دیا جا سکے۔
• لائیو چیٹ وِجٹ (ان ویب سائٹس پر جو اسے استعمال کرتی ہیں): آپ کے براؤزر کی لوکل اسٹوریج ایک بے ترتیب وزیٹر کلید (cfw_v_…) رکھتی ہے تاکہ آپ کی گفتگو جاری رہے، اور درج کرتی ہے کہ آپ نے چیٹ بٹن دیکھ لیا ہے (cfchat_seen_…)۔ سیشن اسٹوریج، ٹیب بند کرنے تک، اس صفحے کی مہم کی تفصیلات (cfchat_utm) رکھتی ہے جس پر آپ آئے تھے۔
• ویب سائٹ وزیٹرز کے اعداد و شمار (ان ویب سائٹس پر جو انہیں استعمال کرتی ہیں): کوئی کوکیز نہیں۔ سائٹ کا مالک اپنے دوروں کی گنتی روک سکتا ہے، جس سے اس کے براؤزر میں cfhq_ignore محفوظ ہوتا ہے۔
• ایپ کی ترجیحات۔ ایپ کچھ سیٹنگز، جیسے آپ کی زبان، ظاہری شکل اور آواز کے انتخاب، آپ کے براؤزر کی لوکل اسٹوریج میں رکھتی ہے۔
• Google Fonts۔ ایپ اپنا ٹائپ فیس Google سے لوڈ کرتی ہے، جسے فونٹ بھیجنے کے لیے آپ کا IP پتہ اور براؤزر کی تفصیلات ملتی ہیں۔
• Cloudflare Turnstile۔ سائن اپ، سائن اِن اور کچھ عوامی فارمز پر Cloudflare آپ کے IP پتے اور براؤزر کی تفصیلات سے جانچتا ہے کہ آپ بوٹ نہیں ہیں۔

اگر ہم غیر ضروری اینالیٹکس یا کوکیز شامل کریں تو پہلے آپ کی رضامندی مانگیں گے۔

9۔ ہم ڈیٹا کتنی دیر رکھتے ہیں

ڈیٹا اس وقت تک رکھا جاتا ہے جب تک ورک اسپیس فعال ہے اور جب تک سیکیورٹی، قانونی یا تنازعات کے مقاصد کے لیے معقول طور پر ضروری ہو۔ خاص طور پر:

• ورک اسپیس کے سیکیورٹی سرگرمی ریکارڈ مالک کی منتخب کردہ مدت (30، 90، 180 یا 365 دن؛ بطورِ طے شدہ 180) کے بعد حذف کر دیے جاتے ہیں۔
• اگر سبسکرپشن ختم ہو جائے یا ٹرائل ادا شدہ پلان میں نہ بدلے، تو ورک اسپیس 90 دن تک صرف پڑھنے کے قابل رہتا ہے۔ اسے حذف کیے جانے سے پہلے ہم مالک کو ای میل کرتے ہیں۔ اس کے بعد ہماری ٹیم اس کا جائزہ لیتی ہے اور 30 دن کے اندر اسے حذف کر دیتی ہے۔
• اگر مالک ورک اسپیس حذف کرنے کو کہے تو 14 دن تک کچھ بھی حذف نہیں ہوتا (تب تک وہ منسوخ کر سکتا ہے)، اور ہماری ٹیم درخواست کے 30 دن کے اندر اسے حذف کر دیتی ہے۔
• UK ٹیکس قانون کے تقاضے کے مطابق، آپ کی CompanyFlowHQ سبسکرپشن اور کریڈٹ کے بلنگ ریکارڈ ورک اسپیس حذف ہونے کے بعد 6 سال تک رکھے جاتے ہیں۔
• اسکرین ریکارڈنگز 90 دن کے بعد خود بخود حذف کر دی جاتی ہیں۔
• گاہکوں کی اسکرین ریکارڈنگ کے اپ لوڈ جو 24 گھنٹے کے اندر کسی درخواست سے منسلک نہ ہوں، ہٹا دیے جاتے ہیں۔
• بصیرت کے لیے جمع کیے گئے سوشل میڈیا تبصرے اور تذکرے 90 دن کے بعد حذف کر دیے جاتے ہیں۔
• AI کال نوٹس اور ٹرانسکرپٹس ورک اسپیس کی منتخب کردہ مدت (30، 90، 180 یا 365 دن، یا حذف ہونے تک رکھیں؛ طے شدہ 90 دن) کے بعد حذف کر دیے جاتے ہیں۔ اگر ورک اسپیس اسے چالو کرے تو کال ریکارڈنگز اور وائس میلز بھی اسی مدت کے بعد حذف ہو جاتی ہیں؛ ورنہ وہ اس وقت تک رکھی جاتی ہیں جب تک ورک اسپیس انہیں حذف نہ کرے۔
• سیکیورٹی سرگرمی (آڈٹ) کے لاگز تقریباً ایک سال تک رکھے جاتے ہیں۔
• سائن اِن سیشنز 7 دن بعد میعاد ختم ہونے پر کام کرنا بند کر دیتے ہیں، اور جب آپ سائن آؤٹ کریں یا اپنی دوسری ڈیوائسز سے سائن آؤٹ کریں تو حذف ہو جاتے ہیں۔
• انکرپٹڈ بیک اپ گردشی بنیاد پر رکھے جاتے ہیں (30 روزانہ، 12 ماہانہ اور 5 سالانہ کاپیاں)، اس لیے حذف شدہ ڈیٹا اس کاپی کی میعاد ختم ہونے تک بیک اپ میں رہ سکتا ہے۔ اپ لوڈ کی گئی فائلوں کا الگ بیک اپ لیا جاتا ہے، اور حذف شدہ فائلیں 35 دن کے اندر اس فائل بیک اپ سے ہٹا دی جاتی ہیں۔

10۔ سیکیورٹی

ہم انکرپٹڈ منتقلی، محفوظ کوکیز، رسائی کے کنٹرول، شرح کی حدیں، آڈٹ ریکارڈ اور انکرپٹڈ فراہم کنندہ لاگ اِن تفصیلات استعمال کرتے ہیں۔ کوئی بھی انٹرنیٹ سروس مکمل سیکیورٹی کا وعدہ نہیں کر سکتی۔

11۔ بچے

CompanyFlowHQ ایک کاروباری سروس ہے اور 18 سال سے کم عمر کسی کے لیے نہیں۔ ہم جان بوجھ کر بچوں کے لیے اکاؤنٹس نہیں بناتے۔

12۔ آپ کے حقوق

لاگو قانون کے مطابق، آپ رسائی، درستی، ڈیٹا کی منتقلی، پابندی، اعتراض یا حذف کرنے کی درخواست کر سکتے ہیں۔ جہاں ہم آپ کی رضامندی پر انحصار کرتے ہیں، آپ اسے کسی بھی وقت واپس لے سکتے ہیں؛ اس سے واپس لینے سے پہلے ہمارے کیے گئے کسی کام پر اثر نہیں پڑتا۔ ورک اسپیس کے مالکان سیٹنگز ← آپ کا ڈیٹا میں پورے ورک اسپیس کی منظم کاپی ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں اور اسے حذف کرنے کو کہہ سکتے ہیں۔ مالکان اور ایڈمنز کسی ایک فرد کا ڈیٹا اس کے ریکارڈ سے ایکسپورٹ کر سکتے ہیں، اور سیٹنگز ← ایک فرد کو مٹائیں میں کسی ایک فرد کو مٹا سکتے ہیں۔ ملازمین، لیڈز اور درخواست دہندگان کو عام طور پر پہلے اس ادارے سے رابطہ کرنا چاہیے جس نے ان کی معلومات جمع کیں۔

آپ کو UK کے ڈیٹا تحفظ کے نگران ادارے، انفارمیشن کمشنر آفس (ICO) سے ico.org.uk پر یا 0303 123 1113 پر شکایت کرنے کا حق ہے۔ ہم چاہیں گے کہ پہلے ہمیں آپ کے خدشات دور کرنے کا موقع دیا جائے۔

13۔ رابطہ

privacy@companyflowhq.com پر ای میل کریں یا Any Media Boost Ltd, 117 St Paul’s Avenue, Harrow, HA3 9PT, United Kingdom پر لکھیں۔