গোপনীয়তা বিজ্ঞপ্তি

১. ডেটার নিয়ন্ত্রক কে

অ্যাকাউন্ট, বিলিং ও ওয়েবসাইটের তথ্যের জন্য Any Media Boost Ltd হলো পরিষেবা পরিচালনাকারী ও ডেটা নিয়ন্ত্রক। প্রতিটি গ্রাহক প্রতিষ্ঠান সাধারণত তার নিজস্ব ওয়ার্কস্পেসে দেওয়া কর্মী, আবেদনকারী, লিড ও যোগাযোগের তথ্যের নিয়ন্ত্রক। সেই ওয়ার্কস্পেস ডেটার জন্য CompanyFlowHQ, আমাদের ডেটা প্রসেসিং চুক্তি অনুযায়ী, তার সেবাদাতা ও প্রসেসর হিসেবে কাজ করে।

আমরা যেগুলোর নিয়ন্ত্রক:

• আপনার অ্যাকাউন্টের তথ্য ও সাইন-ইন রেকর্ড, Google বা Microsoft দিয়ে সাইন ইন করার সময়সহ;
• আপনার CompanyFlowHQ সাবস্ক্রিপশন ও ক্রেডিটের বিলিং রেকর্ড, যা আমাদের পক্ষে Stripe প্রসেস করে;
• সাইন-আপ, সাইন-ইন ও পাবলিক ফর্মে বট যাচাই, যা আমাদের পক্ষে Cloudflare Turnstile করে;
• সহায়তা ইমেইল ও আপনার পাঠানো অন্যান্য মেসেজ; এবং
• আমাদের নিজের ওয়েবসাইটে ভিজিট।

২. আমরা যে তথ্য সংগ্রহ করি

আমরা অ্যাকাউন্টের নাম, ব্যবসায়িক ইমেইল ঠিকানা, প্রমাণীকরণের রেকর্ড, কর্মী ও HR রেকর্ড, চাকরির আবেদনকারী, লিডের যোগাযোগের তথ্য, সম্মতির রেকর্ড, ক্যাম্পেইনের তথ্য, মেসেজ ডেলিভারির ঘটনা, অডিট কার্যকলাপ, IP ঠিকানা থেকে পাওয়া নিরাপত্তা রেকর্ড এবং সহায়তা সংক্রান্ত যোগাযোগ প্রসেস করতে পারি। পাসওয়ার্ড শুধু সল্ট-যুক্ত ক্রিপ্টোগ্রাফিক হ্যাশ হিসেবে রাখা হয়। সেবাদাতাদের টোকেন এনক্রিপ্ট করা থাকে।

৩. আমরা কেন এটি ব্যবহার করি

• কোনো গ্রাহকের চাওয়া CRM, মার্কেটিং অটোমেশন ও HR পরিষেবা দিতে।
• ব্যবহারকারীদের প্রমাণীকরণ, অপব্যবহার প্রতিরোধ ও ওয়ার্কস্পেস সুরক্ষিত রাখতে।
• শুধু গ্রাহকের নির্দেশ ও রেকর্ড করা সম্মতির সেটিংস অনুযায়ী মেসেজ পাঠাতে।
• ডেলিভারির রেকর্ড রাখা, ব্যর্থতা নির্ণয় ও নির্ভরযোগ্যতা বাড়াতে।
• আইনি, কর, প্রতারণা-প্রতিরোধ ও নিরাপত্তার দায়িত্ব পালন করতে।

৪. আইনি ভিত্তি

প্রেক্ষাপট অনুযায়ী, প্রসেসিং চুক্তি সম্পাদন, পরিষেবা চালানো ও সুরক্ষিত রাখার বৈধ স্বার্থ, আইন মেনে চলা, বা সম্মতির ওপর ভিত্তি করে হয়। গ্রাহকরা যাদের তথ্য আপলোড করেন বা যাদের সাথে যোগাযোগ করেন, তাদের জন্য বৈধ ভিত্তি রাখা এবং মার্কেটিং অপ্ট-আউট মেনে চলার দায় গ্রাহকদের।

৫. সেবাদাতা

CompanyFlowHQ চলে Cloudflare-এ (হোস্টিং, ডেটাবেস, ফাইল সংরক্ষণ, ব্যাকআপ, AI সুবিধা, বট যাচাই, আসা ইমেইল ফরোয়ার্ড করা এবং সরাসরি স্ক্রিন শেয়ারের সংযোগে সহায়তা)। আমরা ইমেইল পৌঁছাতে Resend, সাবস্ক্রিপশনের পেমেন্ট নিতে Stripe এবং অ্যাপের টাইপফেস দেখাতে Google Fonts ব্যবহার করি। অন্য সেবাদাতারা তখনই যুক্ত হয় যখন কোনো ওয়ার্কস্পেস তাদের যুক্ত করতে বেছে নেয়: Google (সাইন-ইন, Google Calendar, Google Meet লিংক, Google Analytics, Search Console, Business Profile, Google Ads), Microsoft (সাইন-ইন, Outlook মেইল ও ক্যালেন্ডার, Microsoft Teams লিংক), Zoom (মিটিং লিংক), Meta (Facebook, Instagram, Messenger, WhatsApp, Threads), Twilio ও Zadarma (SMS ও কল), কোনো ব্যবসার নিজস্ব Stripe অ্যাকাউন্ট (ইনভয়েস ও বুকিংয়ের পেমেন্ট), এবং সেটি যে সোশ্যাল নেটওয়ার্ক, মেইলবক্স ও অটোমেশন টুল যুক্ত করে।

বেছে নেওয়া কাজের জন্য প্রয়োজনীয় সর্বনিম্ন তথ্যই শুধু শেয়ার করা হয়। কিছু সেবাদাতা স্বীকৃত সুরক্ষার অধীনে UK-এর বাইরে ডেটা প্রসেস করে, যেমন UK আন্তর্জাতিক ডেটা হস্তান্তর চুক্তি (UK International Data Transfer Agreement) বা EU স্ট্যান্ডার্ড চুক্তিভিত্তিক ধারার UK সংযোজনী (UK Addendum to the EU Standard Contractual Clauses)। সম্পূর্ণ, বর্তমান তালিকা, কে কী পায় ও কোথায়, তা উপ-প্রসেসর তালিকায় আছে।

৬. AI সুবিধা

AI সহায়ক (যেমন সারসংক্ষেপ, উত্তরের খসড়া, কলের নোট, নথি পড়া, ক্যাপশন ও অনুবাদ) Cloudflare Workers AI-এ, Cloudflare-এর নিজস্ব নেটওয়ার্কে চলে। আপনার ডেটা AI মডেল প্রশিক্ষণে ব্যবহার করা হয় না। AI-এর পরামর্শ ওয়ার্কস্পেসের মানুষদের সাহায্যের জন্য: আমরা এগুলো দিয়ে এমন সিদ্ধান্ত নিই না যা পুরোপুরি স্বয়ংক্রিয় প্রসেসিংয়ের ওপর ভিত্তি করে এবং কারও ওপর আইনি বা একই রকম গুরুত্বপূর্ণ প্রভাব ফেলে।

৭. কল রেকর্ডিং, স্ক্রিন রেকর্ডিং ও সরাসরি স্ক্রিন শেয়ারিং

• কল রেকর্ডিং। একটি ওয়ার্কস্পেস কল রেকর্ড করা বেছে নিতে পারে। তখন কল যুক্ত হওয়ার আগে একটি রেকর্ডিং নোটিশ শোনানো হয়। ওয়ার্কস্পেসকে মানুষদের রেকর্ডিংয়ের কথা জানাতে হবে এবং এর বৈধ ভিত্তি থাকতে হবে।
• স্ক্রিন রেকর্ডিং। একটি ওয়ার্কস্পেস কোনো সমস্যা দেখানোর জন্য গ্রাহককে তার স্ক্রিন রেকর্ড করতে বলতে পারে। কী রেকর্ড হবে এবং কখন শুরু ও শেষ হবে, তা ব্যক্তি নিজেই বেছে নেন। রেকর্ডিং কীভাবে ব্যবহার হবে, ওয়ার্কস্পেসকে তা মানুষদের জানাতে হবে।
• সরাসরি স্ক্রিন শেয়ারিং। স্ক্রিন শেয়ার অংশগ্রহণকারী ব্রাউজারগুলোর মধ্যে সরাসরি (পিয়ার-টু-পিয়ার) পাঠানো হয় এবং আমরা তা রেকর্ড বা সংরক্ষণ করি না। সরাসরি সংযোগ সম্ভব না হলে এনক্রিপ্ট করা স্ট্রিমটি Cloudflare-এর Realtime TURN সেবার মাধ্যমে পাঠানো হতে পারে, যা এটি সংরক্ষণ করে না। সংযোগ স্থাপনের জন্য দরকারি তথ্য শেয়ার শেষ হওয়ার ২৪ ঘণ্টা পরে মুছে ফেলা হয়।

ওয়ার্কস্পেসে নিরাপত্তা কার্যকলাপের রেকর্ড

ওয়ার্কস্পেসের মালিক তাঁর ব্যবসার ডেটা সুরক্ষিত রাখতে কার্যকলাপ ও ঝুঁকি সুবিধাটি ব্যবহার করতে পারেন। এটি ব্যবহার করা হলে CompanyFlowHQ সেই ওয়ার্কস্পেসের জন্য রেকর্ড করে যে তার প্রত্যেক ব্যবহারকারী অ্যাপে কী করেন:

• কী রেকর্ড হয়। সাইন-ইন ও ব্যর্থ সাইন-ইন, খোলা পেজ, খোলা, এক্সপোর্ট, বদল বা মুছে ফেলা রেকর্ড, এবং সেটিংস ও অ্যাক্সেসের পরিবর্তন, সঙ্গে সময়, IP ঠিকানা, আনুমানিক অবস্থান (শহর ও দেশ), নেটওয়ার্ক এবং ডিভাইসের ধরন।
• কী কখনও রেকর্ড হয় না। মেসেজের বিষয়বস্তু, যা টাইপ করা হয়, স্ক্রিনের বিষয়বস্তু বা অ্যাপের বাইরের কোনো কিছু।
• কেন। ওয়ার্কস্পেসের ডেটা সুরক্ষিত রাখতে: আক্রমণ, চুরি যাওয়া পাসওয়ার্ড ও ডেটা চুরি ধরতে। অস্বাভাবিক কার্যকলাপ হলে মালিক পর্যালোচনা না করা পর্যন্ত অ্যাকাউন্ট থামানো হতে পারে; এরপর কী হবে, তা সবসময় একজন মানুষ ঠিক করেন।
• কে দেখতে পারেন। শুধু ওয়ার্কস্পেসের মালিকেরা। সাইন ইন করার সময় স্টাফকে এ বিষয়ে জানানো হয়।
• কতদিন। মালিক যে সময় বেছে নেন (30, 90, 180 বা 365 দিন; ডিফল্টভাবে 180 দিন), তারপর এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যায়।

এই রেকর্ডের জন্য ওয়ার্কস্পেস নিয়ন্ত্রক এবং আমরা তার প্রসেসর হিসেবে কাজ করি। কোনো স্টাফ সদস্যের প্রশ্ন থাকলে তিনি তাঁর নিয়োগকর্তাকে জিজ্ঞেস করবেন।

৮. কুকি ও অনুরূপ সংরক্ষণ

CompanyFlowHQ বিজ্ঞাপন বা আচরণ-ট্র্যাকিং কুকি বসায় না। আমরা শুধু এগুলো ব্যবহার করি:

• সাইন-ইন কুকি (একান্ত প্রয়োজনীয়)। একটি সুরক্ষিত সেশন কুকি আপনাকে ৭ দিন পর্যন্ত সাইন ইন রাখে। স্বল্পমেয়াদি কুকি (১০ থেকে ৩০ মিনিট) সাইন-ইন, দুই-ধাপের সাইন-ইন, সাইন-আপ ও Zoom যুক্ত করা সুরক্ষিত রাখে। একটি ডিভাইস কুকি আমাদের আপনাকে সতর্ক করতে দেয় যখন আপনার অ্যাকাউন্ট নতুন কোনো ডিভাইসে ব্যবহার হয়।
• রেফারেল কুকি। আপনি রেফারেল লিংক দিয়ে এলে, একটি কুকি ৩০ দিন রেফারেল কোড মনে রাখে, যাতে রেফারেলের ক্রেডিট দেওয়া যায়।
• লাইভ চ্যাট উইজেট (যেসব ওয়েবসাইট এটি ব্যবহার করে): আপনার ব্রাউজারের লোকাল স্টোরেজ একটি এলোমেলো ভিজিটর কী (cfw_v_…) রাখে, যাতে আপনার কথোপকথন চলতে থাকে, এবং লিখে রাখে যে আপনি চ্যাট বোতামটি দেখেছেন (cfchat_seen_…)। সেশন স্টোরেজ, ট্যাব বন্ধ করা পর্যন্ত, আপনি যে পেজে এসেছিলেন তার ক্যাম্পেইনের তথ্য (cfchat_utm) রাখে।
• ওয়েবসাইট ভিজিটরের পরিসংখ্যান (যেসব ওয়েবসাইট এটি ব্যবহার করে): কোনো কুকি নেই। সাইটের মালিক তার নিজের ভিজিট গোনা বন্ধ করতে পারেন, যা তার ব্রাউজারে cfhq_ignore সংরক্ষণ করে।
• অ্যাপের পছন্দ। অ্যাপ কিছু সেটিং, যেমন আপনার ভাষা, চেহারা ও শব্দের পছন্দ, আপনার ব্রাউজারের লোকাল স্টোরেজে রাখে।
• Google Fonts। অ্যাপ তার টাইপফেস Google থেকে লোড করে, যা ফন্ট পাঠাতে আপনার IP ঠিকানা ও ব্রাউজারের তথ্য পায়।
• Cloudflare Turnstile। সাইন-আপ, সাইন-ইন ও কিছু পাবলিক ফর্মে, Cloudflare আপনার IP ঠিকানা ও ব্রাউজারের তথ্য দিয়ে যাচাই করে যে আপনি বট নন।

অপ্রয়োজনীয় অ্যানালিটিক্স বা কুকি যোগ করলে আমরা আগে আপনার সম্মতি চাইব।

৯. আমরা কতদিন ডেটা রাখি

ওয়ার্কস্পেস সক্রিয় থাকা পর্যন্ত এবং নিরাপত্তা, আইনি বা বিরোধ নিষ্পত্তির উদ্দেশ্যে যতদিন যুক্তিসংগতভাবে দরকার, ততদিন ডেটা রাখা হয়। বিশেষ করে:

• ওয়ার্কস্পেসের নিরাপত্তা কার্যকলাপের রেকর্ড মালিকের বেছে নেওয়া সময়ের পরে মুছে ফেলা হয় (30, 90, 180 বা 365 দিন; ডিফল্টভাবে 180)।
• সাবস্ক্রিপশন শেষ হলে বা ট্রায়াল পেইড প্ল্যানে রূপান্তরিত না হলে, ওয়ার্কস্পেস ৯০ দিন শুধু-পড়ার-জন্য থাকে। তা মুছে ফেলার আগে আমরা মালিককে ইমেইল করি। এরপর আমাদের টিম তা পর্যালোচনা করে ৩০ দিনের মধ্যে মুছে ফেলে।
• মালিক ওয়ার্কস্পেস মুছে ফেলতে বললে ১৪ দিন কিছুই মোছা হয় না (তার আগ পর্যন্ত তিনি বাতিল করতে পারেন), এবং অনুরোধের ৩০ দিনের মধ্যে আমাদের টিম তা মুছে ফেলে।
• UK কর আইনের দাবি অনুযায়ী, আপনার CompanyFlowHQ সাবস্ক্রিপশন ও ক্রেডিটের বিলিং রেকর্ড ওয়ার্কস্পেস মুছে ফেলার পরে ৬ বছর রাখা হয়।
• স্ক্রিন রেকর্ডিং ৯০ দিন পরে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা হয়।
• গ্রাহকের স্ক্রিন-রেকর্ডিং আপলোড ২৪ ঘণ্টার মধ্যে কোনো অনুরোধের সাথে যুক্ত না হলে সরিয়ে ফেলা হয়।
• ইনসাইটের জন্য সংগৃহীত সোশ্যাল মিডিয়া মন্তব্য ও উল্লেখ ৯০ দিন পরে মুছে ফেলা হয়।
• AI কলের নোট ও ট্রান্সক্রিপ্ট ওয়ার্কস্পেসের বেছে নেওয়া সময়ের পরে মুছে ফেলা হয় (৩০, ৯০, ১৮০ বা ৩৬৫ দিন, বা মুছে না ফেলা পর্যন্ত রাখা; ডিফল্ট ৯০ দিন)। ওয়ার্কস্পেস চালু করলে কল রেকর্ডিং ও ভয়েসমেইলও একই সময়ের পরে মুছে ফেলা হয়; নইলে ওয়ার্কস্পেস না মোছা পর্যন্ত সেগুলো রাখা হয়।
• নিরাপত্তা কার্যকলাপের (অডিট) লগ প্রায় এক বছর রাখা হয়।
• সাইন-ইন সেশন ৭ দিন পরে মেয়াদ শেষ হলে কাজ বন্ধ করে, এবং আপনি সাইন আউট করলে বা অন্য ডিভাইস থেকে সাইন আউট করালে মুছে ফেলা হয়।
• এনক্রিপ্ট করা ব্যাকআপ পর্যায়ক্রমিক ভিত্তিতে রাখা হয় (৩০টি দৈনিক, ১২টি মাসিক ও ৫টি বার্ষিক কপি), তাই মুছে ফেলা ডেটা সেই কপির মেয়াদ শেষ না হওয়া পর্যন্ত ব্যাকআপে থেকে যেতে পারে। আপলোড করা ফাইলের আলাদা ব্যাকআপ নেওয়া হয়, এবং মুছে ফেলা ফাইল ৩৫ দিনের মধ্যে সেই ফাইল ব্যাকআপ থেকে সরিয়ে ফেলা হয়।

১০. নিরাপত্তা

আমরা এনক্রিপ্ট করা আদান-প্রদান, সুরক্ষিত কুকি, প্রবেশাধিকার নিয়ন্ত্রণ, রেট লিমিট (অনুরোধের সীমা), অডিট রেকর্ড ও এনক্রিপ্ট করা সেবাদাতার লগইন তথ্য ব্যবহার করি। কোনো ইন্টারনেট পরিষেবাই সম্পূর্ণ নিরাপত্তার প্রতিশ্রুতি দিতে পারে না।

১১. শিশু

CompanyFlowHQ একটি ব্যবসায়িক পরিষেবা এবং ১৮ বছরের কম বয়সী কারও জন্য নয়। আমরা জেনেশুনে শিশুদের জন্য অ্যাকাউন্ট তৈরি করি না।

১২. আপনার অধিকার

প্রযোজ্য আইন অনুযায়ী, আপনি প্রবেশাধিকার, সংশোধন, ডেটা বহনযোগ্যতা, সীমাবদ্ধকরণ, আপত্তি বা মুছে ফেলার অনুরোধ করতে পারেন। আমরা যেখানে আপনার সম্মতির ওপর নির্ভর করি, আপনি যেকোনো সময় তা প্রত্যাহার করতে পারেন; প্রত্যাহারের আগে আমরা যা করেছি তাতে এর প্রভাব পড়ে না। ওয়ার্কস্পেসের মালিকরা সেটিংস → আপনার ডেটা-তে পুরো ওয়ার্কস্পেসের একটি গোছানো কপি ডাউনলোড করতে ও তা মুছে ফেলতে বলতে পারেন। মালিক ও অ্যাডমিনরা একজন ব্যক্তির রেকর্ড থেকে তার ডেটা এক্সপোর্ট করতে পারেন, এবং সেটিংস → একজন ব্যক্তিকে মুছুন-এ একজন ব্যক্তিকে মুছে ফেলতে পারেন। কর্মী, লিড ও আবেদনকারীদের সাধারণত প্রথমে সেই প্রতিষ্ঠানের সাথে যোগাযোগ করা উচিত যারা তাদের তথ্য সংগ্রহ করেছে।

UK-এর ডেটা সুরক্ষা নিয়ন্ত্রক, তথ্য কমিশনারের কার্যালয়ে (ICO) ico.org.uk-এ বা 0303 123 1113 নম্বরে অভিযোগ করার অধিকার আপনার আছে। তবে প্রথমে আপনার উদ্বেগ সমাধানের সুযোগ পেলে আমরা কৃতজ্ঞ থাকব।

১৩. যোগাযোগ

privacy@companyflowhq.com-এ ইমেইল করুন বা Any Media Boost Ltd, 117 St Paul’s Avenue, Harrow, HA3 9PT, United Kingdom ঠিকানায় লিখুন।