गोपनीयता सूचना

1. डेटा का नियंत्रक कौन है

खाता, बिलिंग और वेबसाइट जानकारी के लिए Any Media Boost Ltd सेवा संचालक और डेटा नियंत्रक है। हर ग्राहक संगठन सामान्यतः अपने निजी वर्कस्पेस में दर्ज कर्मचारी, आवेदक, लीड और संपर्क जानकारी का नियंत्रक होता है। उस वर्कस्पेस डेटा के लिए CompanyFlowHQ, हमारे डेटा प्रोसेसिंग समझौते के तहत, उसके सेवा प्रदाता और प्रोसेसर के रूप में कार्य करता है।

हम इनके नियंत्रक हैं:

• आपके खाते का विवरण और साइन-इन रिकॉर्ड, जिनमें Google या Microsoft से साइन इन करना भी शामिल है;
• आपकी CompanyFlowHQ सदस्यता और क्रेडिट के बिलिंग रिकॉर्ड, जिन्हें हमारे लिए Stripe प्रोसेस करता है;
• साइन-अप, साइन-इन और सार्वजनिक फ़ॉर्म पर बॉट जाँच, जिन्हें हमारे लिए Cloudflare Turnstile करता है;
• सहायता ईमेल और आपके द्वारा हमें भेजे गए अन्य संदेश; और
• हमारी अपनी वेबसाइट पर विज़िट।

2. हम कौन-सी जानकारी एकत्र करते हैं

हम खाते के नाम, व्यावसायिक ईमेल पते, प्रमाणीकरण रिकॉर्ड, कर्मचारी और HR रिकॉर्ड, नौकरी के आवेदक, लीड के संपर्क विवरण, सहमति रिकॉर्ड, कैंपेन जानकारी, संदेश डिलीवरी घटनाएँ, ऑडिट गतिविधि, IP पते से प्राप्त सुरक्षा रिकॉर्ड और सहायता संचार प्रोसेस कर सकते हैं। पासवर्ड केवल नमक मिलाए गए क्रिप्टोग्राफ़िक हैश के रूप में सहेजे जाते हैं। सेवा प्रदाताओं के टोकन एन्क्रिप्ट किए जाते हैं।

3. हम इसका उपयोग क्यों करते हैं

• किसी ग्राहक द्वारा माँगी गई CRM, मार्केटिंग ऑटोमेशन और HR सेवा प्रदान करने के लिए।
• उपयोगकर्ताओं को प्रमाणित करने, दुरुपयोग रोकने और वर्कस्पेस की सुरक्षा के लिए।
• केवल ग्राहक के निर्देशों और दर्ज सहमति सेटिंग के तहत संदेश भेजने के लिए।
• डिलीवरी रिकॉर्ड बनाए रखने, विफलताओं का पता लगाने और विश्वसनीयता सुधारने के लिए।
• कानूनी, कर, धोखाधड़ी-रोकथाम और सुरक्षा दायित्वों को पूरा करने के लिए।

4. कानूनी आधार

संदर्भ के अनुसार, प्रोसेसिंग अनुबंध के निष्पादन, सेवा चलाने और सुरक्षित रखने में वैध हितों, कानून के अनुपालन, या सहमति पर आधारित होती है। ग्राहक जिन लोगों का डेटा अपलोड करते हैं या जिनसे संपर्क करते हैं, उनके लिए वैध आधार रखने और मार्केटिंग ऑप्ट-आउट का सम्मान करने के लिए ज़िम्मेदार हैं।

5. सेवा प्रदाता

CompanyFlowHQ, Cloudflare पर चलता है (होस्टिंग, डेटाबेस, फ़ाइल भंडारण, बैकअप, AI सुविधाएँ, बॉट जाँच, आने वाले ईमेल को आगे भेजना और लाइव स्क्रीन साझा करने में कनेक्शन की मदद)। हम ईमेल पहुँचाने के लिए Resend, सदस्यता भुगतान लेने के लिए Stripe और ऐप का टाइपफ़ेस दिखाने के लिए Google Fonts का उपयोग करते हैं। अन्य प्रदाता केवल तब शामिल होते हैं जब कोई वर्कस्पेस उन्हें जोड़ना चुनता है: Google (साइन-इन, Google Calendar, Google Meet लिंक, Google Analytics, Search Console, Business Profile, Google Ads), Microsoft (साइन-इन, Outlook मेल और कैलेंडर, Microsoft Teams लिंक), Zoom (मीटिंग लिंक), Meta (Facebook, Instagram, Messenger, WhatsApp, Threads), Twilio और Zadarma (SMS और कॉल), किसी व्यवसाय का अपना Stripe खाता (इनवॉइस और बुकिंग भुगतान), और वह जिन सोशल नेटवर्क, मेलबॉक्स और ऑटोमेशन टूल को जोड़ता है।

चुने गए कार्य के लिए आवश्यक न्यूनतम जानकारी ही साझा की जाती है। कुछ प्रदाता मान्यता प्राप्त सुरक्षा उपायों, जैसे UK अंतरराष्ट्रीय डेटा हस्तांतरण समझौता (UK International Data Transfer Agreement) या EU मानक संविदात्मक खंडों का UK परिशिष्ट (UK Addendum to the EU Standard Contractual Clauses), के तहत UK के बाहर डेटा प्रोसेस करते हैं। पूरी, मौजूदा सूची, हर प्रदाता को क्या मिलता है और कहाँ, के साथ उप-प्रोसेसर सूची में है।

6. AI सुविधाएँ

AI सहायक (जैसे सारांश, जवाब के ड्राफ़्ट, कॉल नोट्स, दस्तावेज़ पढ़ना, कैप्शन और अनुवाद) Cloudflare Workers AI पर, Cloudflare के अपने नेटवर्क पर चलते हैं। आपके डेटा का उपयोग AI मॉडल को प्रशिक्षित करने के लिए नहीं होता। AI सुझाव वर्कस्पेस के लोगों की मदद के लिए हैं: हम इनका उपयोग पूरी तरह स्वचालित प्रोसेसिंग पर आधारित ऐसे निर्णय लेने के लिए नहीं करते जिनका किसी पर कानूनी या उसी तरह का महत्वपूर्ण प्रभाव हो।

7. कॉल रिकॉर्डिंग, स्क्रीन रिकॉर्डिंग और लाइव स्क्रीन साझा करना

• कॉल रिकॉर्डिंग। कोई वर्कस्पेस कॉल रिकॉर्ड करना चुन सकता है। ऐसा करने पर, कॉल जुड़ने से पहले रिकॉर्डिंग सूचना चलाई जाती है। वर्कस्पेस को लोगों को रिकॉर्डिंग के बारे में बताना होगा और इसके लिए वैध आधार होना चाहिए।
• स्क्रीन रिकॉर्डिंग। कोई वर्कस्पेस किसी ग्राहक से समस्या दिखाने के लिए अपनी स्क्रीन रिकॉर्ड करने को कह सकता है। व्यक्ति खुद चुनता है कि क्या रिकॉर्ड करना है और कब शुरू व बंद करना है। वर्कस्पेस को लोगों को बताना होगा कि रिकॉर्डिंग का उपयोग कैसे होगा।
• लाइव स्क्रीन साझा करना। स्क्रीन शेयर भाग लेने वाले ब्राउज़रों के बीच सीधे (पीयर-टू-पीयर) भेजे जाते हैं और हमारे द्वारा रिकॉर्ड या सहेजे नहीं जाते। अगर सीधा कनेक्शन संभव न हो, तो एन्क्रिप्टेड स्ट्रीम Cloudflare की Realtime TURN सेवा से होकर भेजी जा सकती है, जो उसे सहेजती नहीं। कनेक्शन सेट करने के लिए ज़रूरी विवरण शेयर समाप्त होने के 24 घंटे बाद हटा दिए जाते हैं।

वर्कस्पेस में सुरक्षा गतिविधि रिकॉर्ड

वर्कस्पेस का मालिक अपने व्यवसाय के डेटा की सुरक्षा के लिए गतिविधि और खतरे सुविधा का उपयोग कर सकता है। इसका उपयोग होने पर CompanyFlowHQ उस वर्कस्पेस के लिए रिकॉर्ड करता है कि उसका हर उपयोगकर्ता ऐप में क्या करता है:

• क्या रिकॉर्ड होता है। साइन-इन और असफल साइन-इन, खोले गए पेज, खोले, एक्सपोर्ट, बदले या हटाए गए रिकॉर्ड, और सेटिंग्स व एक्सेस में बदलाव, साथ में समय, IP पता, अनुमानित स्थान (शहर और देश), नेटवर्क और डिवाइस का प्रकार।
• क्या कभी रिकॉर्ड नहीं होता। संदेशों की सामग्री, जो टाइप किया जाता है, स्क्रीन की सामग्री या ऐप के बाहर की कोई भी चीज़।
• क्यों। वर्कस्पेस का डेटा सुरक्षित रखने के लिए: हमले, चोरी हुए पासवर्ड और डेटा चोरी पकड़ने के लिए। असामान्य गतिविधि होने पर मालिक की समीक्षा तक खाता रोका जा सकता है; आगे क्या होगा, यह हमेशा कोई व्यक्ति तय करता है।
• इसे कौन देख सकता है। सिर्फ़ वर्कस्पेस के मालिक। स्टाफ़ को साइन इन करते समय इसकी जानकारी दी जाती है।
• कितने समय तक। मालिक जितना समय चुने (30, 90, 180 या 365 दिन; डिफ़ॉल्ट रूप से 180 दिन), उसके बाद यह अपने-आप हटा दिया जाता है।

इस रिकॉर्ड के लिए वर्कस्पेस नियंत्रक है और हम उसके प्रोसेसर के रूप में काम करते हैं। जिन स्टाफ़ सदस्यों के सवाल हों, वे अपने नियोक्ता से पूछें।

8. कुकी और इसी तरह का भंडारण

CompanyFlowHQ विज्ञापन या व्यवहार-ट्रैकिंग कुकी नहीं लगाता। हम केवल इनका उपयोग करते हैं:

• साइन-इन कुकी (सख्ती से आवश्यक)। एक सुरक्षित सत्र कुकी आपको 7 दिनों तक साइन इन रखती है। कम समय की कुकी (10 से 30 मिनट) साइन-इन, दो-चरणीय साइन-इन, साइन-अप और Zoom जोड़ने की सुरक्षा करती हैं। एक डिवाइस कुकी हमें आपको चेतावनी देने देती है जब आपका खाता किसी नए डिवाइस पर उपयोग होता है।
• रेफ़रल कुकी। अगर आप रेफ़रल लिंक से आते हैं, तो एक कुकी 30 दिनों तक रेफ़रल कोड याद रखती है ताकि रेफ़रल का क्रेडिट दिया जा सके।
• लाइव चैट विजेट (उन वेबसाइटों पर जो इसका उपयोग करती हैं): आपके ब्राउज़र का लोकल स्टोरेज एक यादृच्छिक विज़िटर कुंजी (cfw_v_…) रखता है ताकि आपकी बातचीत जारी रहे, और दर्ज करता है कि आपने चैट बटन देख लिया है (cfchat_seen_…)। सत्र स्टोरेज, टैब बंद करने तक, उस पेज के कैंपेन विवरण (cfchat_utm) रखता है जिस पर आप आए थे।
• वेबसाइट विज़िटर आँकड़े (उन वेबसाइटों पर जो इनका उपयोग करती हैं): कोई कुकी नहीं। साइट का मालिक अपनी विज़िट गिने जाने से रोक सकता है, जिससे उसके ब्राउज़र में cfhq_ignore सहेजा जाता है।
• ऐप की प्राथमिकताएँ। ऐप कुछ सेटिंग, जैसे आपकी भाषा, रूप-रंग और ध्वनि विकल्प, आपके ब्राउज़र के लोकल स्टोरेज में रखता है।
• Google Fonts। ऐप अपना टाइपफ़ेस Google से लोड करता है, जिसे फ़ॉन्ट भेजने के लिए आपका IP पता और ब्राउज़र विवरण मिलता है।
• Cloudflare Turnstile। साइन-अप, साइन-इन और कुछ सार्वजनिक फ़ॉर्म पर Cloudflare आपके IP पते और ब्राउज़र विवरण का उपयोग करके जाँचता है कि आप बॉट नहीं हैं।

अगर हम गैर-आवश्यक एनालिटिक्स या कुकी जोड़ते हैं, तो पहले आपकी सहमति माँगेंगे।

9. हम डेटा कितने समय तक रखते हैं

डेटा तब तक रखा जाता है जब तक वर्कस्पेस सक्रिय है और जब तक सुरक्षा, कानूनी या विवाद के उद्देश्यों के लिए उचित रूप से आवश्यक हो। विशेष रूप से:

• वर्कस्पेस के सुरक्षा गतिविधि रिकॉर्ड मालिक द्वारा चुनी गई अवधि (30, 90, 180 या 365 दिन; डिफ़ॉल्ट रूप से 180) के बाद हटा दिए जाते हैं।
• अगर सदस्यता समाप्त होती है या ट्रायल सशुल्क प्लान में नहीं बदलता, तो वर्कस्पेस 90 दिनों तक केवल-पढ़ने योग्य रहता है। उसे हटाए जाने से पहले हम मालिक को ईमेल करते हैं। उसके बाद हमारी टीम उसकी समीक्षा करती है और 30 दिनों के भीतर उसे हटा देती है।
• अगर मालिक वर्कस्पेस हटाने को कहता है, तो 14 दिनों तक कुछ भी नहीं हटाया जाता (तब तक वह रद्द कर सकता है), और हमारी टीम अनुरोध के 30 दिनों के भीतर उसे हटा देती है।
• आपकी CompanyFlowHQ सदस्यता और क्रेडिट के बिलिंग रिकॉर्ड, UK कर कानून की माँग के अनुसार, वर्कस्पेस हटाए जाने के बाद 6 साल तक रखे जाते हैं।
• स्क्रीन रिकॉर्डिंग 90 दिनों के बाद अपने-आप हटा दी जाती हैं।
• ग्राहक की स्क्रीन-रिकॉर्डिंग अपलोड जो 24 घंटे के भीतर किसी अनुरोध से नहीं जुड़तीं, हटा दी जाती हैं।
• इनसाइट्स के लिए एकत्र की गई सोशल मीडिया टिप्पणियाँ और उल्लेख 90 दिनों के बाद हटा दिए जाते हैं।
• AI कॉल नोट्स और ट्रांसक्रिप्ट वर्कस्पेस द्वारा चुनी गई अवधि (30, 90, 180 या 365 दिन, या हटाए जाने तक रखे जाएँ; डिफ़ॉल्ट 90 दिन) के बाद हटा दिए जाते हैं। अगर वर्कस्पेस इसे चालू करता है, तो कॉल रिकॉर्डिंग और वॉइसमेल भी उसी अवधि के बाद हटा दिए जाते हैं; अन्यथा वे तब तक रखे जाते हैं जब तक वर्कस्पेस उन्हें हटा न दे।
• सुरक्षा गतिविधि (ऑडिट) लॉग लगभग एक साल तक रखे जाते हैं।
• साइन-इन सत्र 7 दिनों बाद समाप्त होने पर काम करना बंद कर देते हैं, और जब आप साइन आउट करते हैं या अपने दूसरे डिवाइस से साइन आउट करते हैं तो हटा दिए जाते हैं।
• एन्क्रिप्टेड बैकअप क्रमिक आधार पर रखे जाते हैं (30 दैनिक, 12 मासिक और 5 वार्षिक प्रतियाँ), इसलिए हटाया गया डेटा उस प्रति के समाप्त होने तक बैकअप में रह सकता है। अपलोड की गई फ़ाइलों का अलग से बैकअप होता है, और हटाई गई फ़ाइलें 35 दिनों के भीतर उस फ़ाइल बैकअप से हटा दी जाती हैं।

10. सुरक्षा

हम एन्क्रिप्टेड ट्रांसफ़र, सुरक्षित कुकी, पहुँच नियंत्रण, दर सीमाएँ, ऑडिट रिकॉर्ड और एन्क्रिप्टेड प्रदाता लॉगिन विवरण का उपयोग करते हैं। कोई भी इंटरनेट सेवा पूर्ण सुरक्षा का वादा नहीं कर सकती।

11. बच्चे

CompanyFlowHQ एक व्यावसायिक सेवा है और 18 साल से कम उम्र के किसी के लिए नहीं है। हम जानबूझकर बच्चों के लिए खाते नहीं बनाते।

12. आपके अधिकार

लागू कानून के अनुसार, आप पहुँच, सुधार, डेटा पोर्टेबिलिटी, प्रतिबंध, आपत्ति या हटाने का अनुरोध कर सकते हैं। जहाँ हम आपकी सहमति पर निर्भर हैं, आप उसे कभी भी वापस ले सकते हैं; इससे वापस लेने से पहले हमारे द्वारा किए गए किसी भी कार्य पर असर नहीं पड़ता। वर्कस्पेस के मालिक सेटिंग → आपका डेटा में पूरे वर्कस्पेस की संरचित प्रति डाउनलोड कर सकते हैं और उसे हटाने को कह सकते हैं। मालिक और एडमिन किसी एक व्यक्ति का डेटा उसके रिकॉर्ड से एक्सपोर्ट कर सकते हैं, और सेटिंग → एक व्यक्ति को मिटाएँ में किसी एक व्यक्ति को मिटा सकते हैं। कर्मचारियों, लीड और आवेदकों को सामान्यतः पहले उस संगठन से संपर्क करना चाहिए जिसने उनकी जानकारी एकत्र की।

आपको UK के डेटा संरक्षण नियामक, सूचना आयुक्त कार्यालय (ICO) से ico.org.uk पर या 0303 123 1113 पर शिकायत करने का अधिकार है। हम चाहेंगे कि पहले हमें आपकी चिंताओं को दूर करने का मौका मिले।

13. संपर्क

privacy@companyflowhq.com पर ईमेल करें या Any Media Boost Ltd, 117 St Paul’s Avenue, Harrow, HA3 9PT, United Kingdom पर लिखें।